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Metodologia GTD de gestão de tarefas – Polímata todo dia #4

Hoje o nosso polímata Fabio Torlai vai nos contar a metodologia de uma das figuras mais famosas em gestão de tarefas e produtividade, o David Allen, autor do livro “A Arte de Fazer Acontecer“. Ele explica o Getting Things Done, que te faz perguntas sobre suas tarefas a fim de saber qual ação pode ser tomada para que você faça acontecer. Aprenda em 5 minutos a metodologia GTD de gestão de tarefas para você melhorar a sua tomada de decisões.

Polímata todo dia.

“Polímata todo dia” é uma iniciativa da Polímatas que visa ensinar algo diferente para empreendedores que não dominam o assunto abordado e nem querem ser especialistas nisso, mas precisam para serem melhores gestores. Polímatas são pessoas que entendem muito de várias áreas. Atualmente, empreendedores precisam ser cada vez mais polímatas para implementar soluções no nosso mundo que fica mais complexo a cada dia.
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Como empreendedores sabotam sua produtividade – Polímatas empreendedores #4

Os empreendedores são os que mais sabotam sua produtividade, e o Fabio Torlai, que já até teve uma empresa na área, nos explica os diferentes momentos que a gente mesmo prejudica o nosso foco. Tratamos da questão do pior erro de todos, de multitarefas, os aplicativos de produtividade e quais comportamentos que nos distraem.
Esta é a segunda parte da nossa conversa com o Torlai, arquiteto que, no primeiro episódio do nosso podcast, contou como tá levando conceitos de gestão de modelos de negócios para a área criativa.

Polímatas empreendedores.

“Polímatas empreendedores” é uma iniciativa da Polímatas para falar dos empreendedores que fazem parte da nossa rede, mostrando as suas dificuldades hoje, dúvidas e anseios – a histórias de um empreendedor enquanto ela está acontecendo, sem todo aquele enfeite que é comum de se ver em livros de biografias.
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Lei de Parkinson e como melhorar gestão do tempo

A Lei de Parkinson, explicada no vídeo abaixo, é bem categórica ao explicar como a duração das tarefas e o prazo dado a elas afeta sua produtividade. Não à toa, já escrevemos antes sobre como você deve repensar a duração das suas tarefas. Hoje, vou te dar um desafio para melhorar gestão de tempo e você poder desempenhar mais e melhor suas funções.
A Lei de Parkinson é aplicada em muitas áreas do conhecimento humano; na Gestão de Projetos, por exemplo, as atividades individuais com prazos limite raramente terminam antes do planejado, pois, as pessoas fazendo o trabalho tendem a ampliá-lo para terminá-la próximo à data estabelecida.

Você poderá ver esta lei aparecer em suas atividades cotidianas. Não importa quantas coisas uma pessoa tem para fazer, ela vai concluí-las no tempo planejado. Isso nos leva à frase, “se você quer que algo seja feito, dê para alguém ocupado”, pois parece que as pessoas ocupadas são melhores em “gerenciamento de tempo.” Conhecê-la, com certeza, é o primeiro passo para melhorar gestão do tempo.

 

Polímata todo dia.

“Polímata todo dia” é uma iniciativa da Polímatas que visa ensinar algo diferente para empreendedores que não dominam o assunto abordado e nem querem ser especialistas nisso, mas precisam para serem melhores gestores. Polímatas são pessoas que entendem muito de várias áreas. Atualmente, empreendedores precisam ser cada vez mais polímatas para implementar soluções no nosso mundo que fica mais complexo a cada dia.
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Organizando sua vida para ser mais produtivo

Um dos passos mais básicos para ser mais produtivo é a organização pessoal: saber quais são seus planos, metas e estratégias. No vídeo de hoje, da série “Polímata todo dia”, o nosso polímata empreendedor Fabio Torlai nos conta a abordagem do famoso escritor sobre produtividade Stephen R. Covey, autor do livro “7 hábitos das pessoas altamente eficazes”. Ele ajuda a refletir sobre seus papeis nos mais diversos âmbitos para te ajudar a ser mais produtivo.

Assista ao vídeo agora:

Quer baixar a planilha do vídeo? Te enviamos por email!

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Polímata todo dia.

“Polímata todo dia” é uma iniciativa da Polímatas que visa ensinar algo diferente para empreendedores que não dominam o assunto abordado e nem querem ser especialistas nisso, mas precisam para serem melhores gestores. Polímatas são pessoas que entendem muito de várias áreas. Atualmente, empreendedores precisam ser cada vez mais polímatas para implementar soluções no nosso mundo que fica mais complexo a cada dia.
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Por que você deve repensar a duração das tarefas

Repensar a duração das tarefas é um hack pra vida que você deve ter. Pensa comigo. O que faz um projeto avançar é a quantidade de horas dedicada a ele, certo? Não. O que leva os projeto adiante é a quantidade de tarefas realizadas. Por isso, a melhor forma de acelerar nosso progresso em direção às metas é adotando uma postura que nos leva a cumprir as tarefas planejadas. Uma pesquisa da Atlassian concluiu que pelo menos 40% do tempo no escritório é desperdiçado. Mas como criar esse hábitos de fazer acontecer?

Regra dos dois minutos.

Uma das sugestões do livro A Arte De Fazer Acontecer, de David Allen, é: “Se uma tarefa leva menos de dois minutos para ser concluída, faça-a agora”. Essa postura é muito poderosa por três motivos:

1 – Momento: Um corpo em movimento tende a permanecer em movimento. Ao resolver uma tarefa, por menor que seja, você se sente melhor, e isso te dá embalo para continuar encarando a lista.
2 – Paz de espírito: Nosso cérebro não consegue diferenciar a variação na duração das tarefas, a ansiedade que cada tarefa traz é a mesma, independente do tamanho; Se você acumula um monte de pequenas tarefas pendentes, sua performance sofre.
3 – Mudança para melhor: Com o passar do tempo, isso se torna um hábito, fica natural resolver as coisas pequenas com agilidade.

Teste agora a regra dos dois minutos. Veja a duração das tarefas do seu projeto. Tem algo que pode ser feito em dois minutos ou menos? Você pode usar a matriz CoRVo, que descrevi em outro post no blog, para isso!

Repensando a duração das tarefas.

Você sabe por que a rua tem a largura que tem? É por causa da largura dos trilhos de trem. Você sabe por que os trilhos de trem têm a largura que têm? É por causa da largura das carroças. Você sabe por que as carroças tinham essa largura? É a largura de dois cavalos com algum espaço entre eles.
Algumas coisas se perpetuam sem razões muito fortes e acabam criando padrões que não são necessariamente os melhores. Por algum motivo (provavelmente o tamanho da folha), os fabricantes de agendas pensaram a duração das tarefas em “meias horas”. Isso criou a ilusão de que qualquer intervalo de tempo menor que 30 minutos é inútil.

Tente perceber isso no cotidiano: Reuniões, palestras, aulas, cerimônias sociais e religiosas, consultas médicas, quase tudo organizado em múltiplos de 30 minutos. Pelo menos no trabalho, dá para ter certeza que a duração das tarefas pode ser menor em algumas coisas. Ao olhar sua lista de tarefas, não se intimide por um ponteiro dos minutos desalinhado. Períodos curtos também podem render ótimos resultados.

Nós superestimamos a duração das tarefas ruins.

E na minha, e na de todo mundo. Uma característica importante sobre nossa percepção de tempo é que temos a tendência a superestimar a duração de uma tarefa desagradável. Com isso, temos a tendência a postergá-las. Tente quebrá-las em tarefas menores, mais práticas.
Quando algo chato surge no horizonte, usamos a desculpa de que precisamos de horas para resolver esse monstro, mas, quase sempre, estamos errados (muito!). Com uma postura voltada à ação, você consegue iniciar tarefas antes de criar desculpas.

Faça agora:

Pegue sua lista de projetos e aplique a regra do CoRVo. Em seguida, verifique a duração das tarefas cada um. Depois, para as mais urgentes e críticas, tente quebrá-la para que ela fique mais prática de te colocar em ação e em movimento, assim você ganha o embalo e fica mais focado. Esse é um ótimo hack para fazer acontecer.

Qual a importância do auto-conhecimento no seu negócio?

Se você já empreende ou ainda pensa em empreender, conhecer a si mesmo será um grande diferencial para que sua ideia de negócio seja inovadora, mesmo em um nicho que já parece dominado. Auto-conhecimento é mais do que saber qual é seu perfil no DISC ou no Eneagrama. É uma construção constante, uma avaliação pessoal e coletiva de tempos em tempos, uma auto-reflexão e um processo de aprendizado.

Diante de mudanças no cenário econômico, empreender se tornou uma opção para muitos que desejam a autonomia e a segurança de ter os resultados de seu empenho em suas mãos. Ter um negócio próprio é um desafio que nasce no exato momento que sua ideia surge e que você se lança ao mundo querendo que essa ideia se concretize, se torne uma empresa ou organização, um produto ou serviço e que esses frutos sejam a sua obra.

A filosofia do seu negócio.

Em grandes empresas é comum um investimento em definições de missão, visão e valores. Sendo desatualizado ou não, real ou utópico, para um empreendimento começando ou com anos de atividade, o entendimento do mundo e da realidade é muitas vezes o próprio entendimento de quem o fundou.

Construir os elementos de uma filosofia de vida, explorar em seu conhecimento de si o que você valoriza, vai impactar significativamente nesse mesmo entendimento da sua empresa. O que você entende por conceitos abstratos e universais como beleza, troca, resultado, sucesso, aventura e sorte (entre outros) será o que vai intuitivamente direcionar os caminhos para o crescimento e a consolidação do seu negócio. O seu mundo é colaborativo como Amanda Palmer conta no TED talk dela? Ou é diferente? Como é?

As suas crenças mudam ao longo da vida e isso também mudará como seu negócio irá se desenvolver. Com 20 anos, pode ser que você esteja saindo da faculdade, ou que já tenho um filho para criar, e com 30 talvez você nem cogita mais uma pós-graduação. Se você foi gerente aos 40 em uma estrutura super hierarquizada de comando-e-controle, talvez aposentado aos 60 vibre com as possibilidades em rede como o Airbnb e o Uber.

Suas crenças, sua filosofia, seus valores serão a base para o norte intangível do seu empreendimento. Lá estarão objetivos que muitas vezes não são ditos, não são colocados no papel e mesmo não explícitos são uma influência direta em como seu negócio vai se desenvolver e onde irá chegar.

Colocando a ideia na prática.

Sempre acontece em alguns posicionamentos sobre negócios com significado pessoal que temos que amar o que fazemos. Ora! Isso só faz sentido quando você conhece o que gosta de fazer. Parece meio óbvio, mas esse é um elemento muito prático do auto-conhecimento e que tem tudo a ver com seu negócio.

Se você é o grande produto da sua empresa, quanto mais você faz, mais você aprende e há o número mágico das 10.000 horas para tornar-se mestre no que faz. Isso são quase 5 anos de dedicação diária a alguma atividade! Só imagine ficar preso a algo que você não curte fazer por esse tempo todo. Terrível? E todo negócio, todo empreendimento, tem suas atividades que amamos e outras que detestamos.

Auto-conhecimento aqui permitirá uma série de decisões que afetarão diretamente o que você entrega (produto ou serviço) como negócio. Serão as escolhas na gestão do empreendimento, no marketing e na comunicação, nas parceiras e nos fornecedores. São as entregas e atividades que você faz e as que você deixa na mão de outra pessoa para ser feito. Aqui é a ligação direta com o que você gosta de aprender e de desenvolver em si mesmo, são as competências que você (e seus colaboradores) tem.

Auto-conhecimento é o caminho!

Um negócio sólido se fortalece quando tanto sua filosofia, quanto sua capacidade prática estão claras e recorrentes. Você que empreende e coloca esforço em se conhecer mais vai ter ganhos diretos em tornar suas expectativas claras ao entender mais da sua filosofia de vida. Por outro lado, tendo clareza de onde quer se desenvolver na prática vai te encaminhar a parcerias mais assertivas e a aprendizados mais impactantes.

Investir no seu auto-conhecimento não precisa ser um retiro de 2 meses na Índia, começa com uma pergunta e uma sincera intenção no ouvir. Pode ser um diário ou uma ferramenta como o DISC e Eneagrama, basta ser honesto consigo e claro na sua filosofia e na sua prática para dar retornos tangíveis nas suas ideias e nos seus negócios.

Auto-conhecimento expande, se joga nele e é certo: vai ter crescimento!