Quais são os mitos de produtividade equivocados que impedem que você seja mais produtivo em sua vida profissional e em sua vida pessoal? Como você mesmo está prejudicando ativamente os seus esforços para produzir mais?
O fato triste é que há crenças que defendemos sobre produtividade e organização que geralmente são as que nos impedem de fazer e ser tudo o que queremos fazer e estar em nossas vidas. Embora não possamos controlar as circunstâncias que nos rodeiam, as coisas que pensamos sobre o trabalho, a vida, a eficácia, o sucesso e a inovação afetam a maneira como respondemos a essas circunstâncias, e muitas vezes pelo pior.
Aqui, então, esão dez mitos comuns sobre a produtividade que impedem as pessoas de aproveitar o sucesso que desejam. Quantas destes o impedem de ser mais produtivo, eficaz e equilibrado como pessoa?
Mito 1: Ser organizado é ser limpo.
Muitas pessoas equivalem a “organização” com os espaços frios, estéreis e sem vida que vêem nas revistas. Isso não é organização – o espaço mais limpo pode continuar levar horas para encontrar qualquer coisa.
Um espaço organizado é simplesmente um em que as coisas mais importantes estão próximas; as que você usa com mais frequências são facilmente encontradas e as coisas que você raramente precisa estão fora do caminho, mas podem se encontradas quando necessárias. Isso significa que a organização precisa atender às suas necessidades, não a uma noção de limpeza.
Se você nunca gasta mais de um minuto tentando encontrar qualquer coisa naquela montanha de desordem que você chama seu escritório (ou sala ou cubículo ou cozinha), então não mexa. Ao mesmo tempo, seja honesto contigo mesmo – a maioria das pessoas afirma que pode encontrar o que precisa, mas quando colocadas à prova, elas hesitam sobre onde foi que deixaram um tal objeto. Se a sua bagunça não está funcionando para você, coloque algum tempo em descobrir como fazer que funciona para você.
Mito 2: Você não tem tempo para um sistema.
Essa é um mito de produtividade popular sobre sistemas como o GTD de David Allen. O pensamento é algo assim: “Se eu gasto todo meu tempo mantendo minha lista e fazendo revisões semanais, nunca vou fazer nada”.
A realidade é que, enquanto a maioria dos sistemas leva algum tempo para configurar, uma vez que você começa a usar seu sistema, o tempo que você usa em “manutenção” é mais do que compensado pelo tempo que você economiza, não tendo que pensar sobre o que fazer – ou tentando lembrar o que você esqueceu.
Mito 3: Os sistemas são rígidos e inflexíveis.
Essa é outra queixa comum sobre os sistemas de produtividade. O medo parece ser que, ao contrário da vida de todos os outros, sua vida é tão caótica e imprevisível que nenhum sistema pode acomodar tudo.
Já lemos muito da literatura de produtividade e nunca encontramos um sistema de produtividade que não criasse espaço para diferenças de personalidade, requisitos de trabalho ou situações pessoais. No final, o importante é ter um sistema para que você possa responder eficazmente a eventos imprevistos sem perder o controle de sua vida inteira.
Mais diireto ao ponto: se sua vida é realmente tão caótica e imprevisível, é provável que seja porque você resistiu à adoção de algum tipo de sistema e não porque nenhum sistema é bom o suficiente para sua vida. O que diz que você não passou o tempo que precisa para descobrir o que é a sua própria vida – em vez disso, você acabou de responder a tudo o que o mundo lançou quando chegou. Adotar um sistema significa passar algum tempo descobrindo o que é importante para você, o que não é importante, e como se livrar das coisas menos importantes para que você possa começar a criar as coisas importantes.
Mito 4: Produtividade significa mais trabalho.
Uma vez que você entrou nessa linha de raciocínio, pode ser muito difícil sair. A ideia é que, se você demorassse metade do tempo para fazer todas as coisas, você iria preencher o restante com mais trabalho.
Se você não for espero com as coisas, isso às vezes pode ser verdade, pelo menos no trabalho. Os supervisores odeiam ver as pessoas se divertindo enquanto ainda estão no expediente, então terminar o trabalho do seu dia às 14hs significa que você deverá encontrar mais coisas para preencher as horas restantes. Então, se você é tão produtivo, você deve aproveitar esse trabalho extra em uma promoção ou aumento – ou convencer seu chefe a adotar um plano de flexibilidade para que você possa trabalhar em casa.
Mas a produtividade também não é apenas trabalho. Ser mais produtivo em sua vida significa que você deveria ter mais tempo para fazer coisas como gastar tempo com sua família, tirar férias, ler um livro, visitar um museu ou escrever seu plano para dominar o mundo. Fazer o seu trabalho na metade do tempo para que você possa fazer duas vezes mais trabalho não é produtivo – é burro.
Mito 5: A criatividade não pode se encaixar em um sistema.
Talvez você acredite que as coisas de produtividade são para pessoas de negócios, não para pessoas criativas como você. Isso é errado por dois motivos. Em primeiro lugar, o trabalho criativo ainda é um formato de trabalho e tão suscetível à procrastinação, ao planejamento pobre e às práticas de trabalho de má qualidade como a contabilidade, a pintura da casa e a dominação mundial.
A segunda razão é que, embora você possa ter uma ótima compreensão das demandas de seu trabalho criativo, a menos que você se sinta confortável com a coisa “bloqueio criativo”, é provável que você tenha muito mais a fazer do que apenas o material criativo. Os registros precisam ser mantidos, os clientes precisam ser contatados, os impostos precisam ser arquivados, os projetos precisam ser faturados, e assim por diante. É parte daí que veio o nosso conceito de polímatas – independente da área que você trabalhe, você não fica restrito a uma única área do conhecimento. E aqui está o problema: as pessoas criativas geralmente não gostam muito de fazer toda essa rotina, coisas do dia a dia. Ter um sistema para tornar essas coisas tão indoloras e rápidas quanto possível significa que você pode passar mais tempo sendo criativo.
Mito 6: Você trabalha melhor sob pressão.
Há pessoas que acreditam que prosperam sob a pressão de um prazo iminente. Nove a cada dez vezes, contudo, eles não “prosperam”. Eles simplesmente gostam da desculpa, porque isso significa que não precisam se responsabilizar pelas bagunças nas quais eles acabam.
Mantendo-se em um modo de alto estresse, sempre urgente, não é bom para a sua saúde e não é bom para o seu negócio. Em se tratando de saúde, isso significa que você provavelmente irá ter algum tempo a menos de vida. No que diz respeito ao negócio, significa que você não deve ser um grande colega para trabalhar lado-a-lado; o que significa que, mesmo que seu trabalho seja bom, você estará afastando colegas ou clientes – e, mais cedo ou mais tarde, você sentirá falta de alguma coisa detalhe importante de que você estava muito agiatado para reconhecer, prejudicando seu trabalho, sua reputação e sua carreira.
Mito 7: A falta de sistema é o seu sistema.
Este é realmente verdadeiro, embora não da maneira que a maioria das pessoas pretende quando dizem isso. A bagunça de hábitos, práticas e crenças que você tem no momento são, na verdade, um sistema – e você está trabalhando nele todos os dias.
Mas o que a maioria das pessoas quer dizer é que, ao não ter um sistema, eles realmente são mais produtivos do que se tivessem um sistema. Para alguns, isso é apenas uma variação no Mito #2, mas outros realmente pensam que a mistura de hábitos que eles combinaram com a experiência de vida está funcionando para eles. Eles não vêem espaço para melhorias.
Se você se encaixa nesse mito de produtividade, é importante que adotar alguma metodologia de produtividade, seja ela pelos gurus de produtividade ou um próprio, não é você dizer que esteve errado a vida toda – mas sim que você é humano e sabe que pode melhorar seus hábitos.
Mito 8: Você precisa de inspiração para trabalhar.
Não, você não precisa. A inspiração é maravilhosa, mas raramente compatível com conseguir com que as coisas sejam feitas. O que você precisa é um sistema para capturar esses flashes de inspiração para que, quando a inspiração estiver de férias, você tenha muito para trabalhar.
Mito 9: Organização é boring.
Esta é uma variação do Mito #1, com sabor do Mito #6: algumas pessoas gostam da emoção de que algo está prestes a dar errado. Isso pode ser um reflexo de um trauma psicológico, mas também pode refletir apenas uma vida de experiências de trabalho ruins – ter sucesso de uma possibilidade de fracasso iminente pode te fazer se sentir bem e se seus sucessos “cotidianos” não são recompensados, pode ser tentador trabalhar para que fracasso esteja mais perto para que você possa ter o sucesso.
Seja qual for a raiz, esse mito é equivocado porque coloca a atenção no lugar errado. Ser organizado não é chato – ser boring é chato. Faça sua própria própria rotina algo animador e você vai parar de se sentir entediado – e só então você poderá parar de usar sua desorganização como uma muleta para uma vida não totalmente realizada.
Mito 10: Há algo de errado contigo e nenhum sistema pode consertar.
Esse provavelmente é verdade. Sistemas, não importa quão bom eles sejam, não conseguirão resolver os problemas fundamentais em sua vida. Eles não o tornarão mais esperto ou mais agradável ou melhor ou mais experiente.
O que eles podem fazer é ajudá-lo a organizar o seu tempo para descobrir como resolver esses problemas. Eles podem ajudá-lo a criar um espaço na sua vida para um crescimento pessoal. E eles podem ajudá-lo a destacar as fontes dessas falhas, eliminando o “ruído” que normalmente as mascara.
No final, seu crescimento como pessoa, seu sucesso – você escolhe – depende de você. Endireitar as coisas na sua vida que o impedem de ser eficaz e produtivo pode ser um passo importante para esse sucesso, mas é um meio, e não um fim.
Mas se você está acreditando em qualquer um dos mitos acima, você não está se dando uma chance justa – você está no seu próprio caminho. E isso não está fazendo você, nem qualquer outra coisa, nada de bom.
Pessoas com multipotencialidade: você provavelmente convive, já conviveu ou até mesmo se identifica como alguém que está sempre envolvido com dezenas de atividades diferentes. Aquela que, volta e meia, mergulha de cabeça em um novo projeto e, às vezes, acaba nem terminando a proposta. Curiosamente, parece gostar de tudo e se dar bem com uma infinidade de áreas completamente distintas.
Essa pessoa é como um canivete suíço: possui diversas habilidades e funções. De vez em quando saca uma, outras vezes aproveita várias ao mesmo tempo.
Mas o que significa multipotencialidade?
O multipotencialista, multipotencial ou polímata é aquela pessoa cuja lista de afinidades (com profissões, hobbies e projetos) parece não acabar nunca. Essa característica permite explorar diferentes conhecimentos, se interessar rapidamente por coisas novas, se adaptar a qualquer tipo de grupo e conseguir aplicar mais de uma habilidade em seu dia a dia.
Mas engana-se quem pensa que esse traço traz apenas benefícios. A multipotencialidade pode fazer a pessoa se entediar rapidamente, ter muitas coisas para fazer mas não conseguir desenvolvê-las até o final e sentir dificuldade em assumir compromissos a longo prazo.
E, devido à estrutura de subsistência da sociedade em que vivemos, muitas vezes essas pessoas podem se sentir desajustadas. Isso acontece porque, desde a revolução industrial, a demanda por profissionais especializados em determinadas áreas cresceu para que os produtos pudessem ser produzidos em grande escala.
Aos poucos, fomos nos adaptando às demandas do mercado até chegarmos em uma cultura da hiperespecialização. Para dificultar ainda mais a vida dos multipotenciais, os caminhos a serem escolhidos na vida profissional são moldados, ou pelo menos indicados e questionados, desde a infância.
O maior exemplo é a clássica pergunta “O que você quer ser quando crescer?”, que ouvimos milhares de vezes desde pequenos. E o processo só se intensifica ao longo da vida, já que, na adolescência, é preciso escolher o que cursar na universidade. Também existe aquela ideia de uma vocação verdadeira, que seria o nosso destino, nos faria felizes e bem-sucedidos para sempre, e só precisaríamos descobrir qual atividade é essa durante as aulas, estágios, empregos e cursos – de preferência, o mais rápido possível.
Mas tudo não passa de balela – ao menos é nisso que acredita Emilie Wapnick, escritora, artista, coach e a principal responsável por cunhar o termo “multipotencialista”.
“Onde você aprendeu a atribuir o significado de errado ou anormal a ‘fazer muitas coisas’?” [Emilie Wapnick, multipotencialista, em uma palestra TEDx Talks].
créditos: alphaspirit/shutterstock
Nessa palestra do TED talks, Emilie conta como se sentiu sozinha por não encontrar seu espaço no cenário produtivo e que chegou a pensar que havia algo de errado com ela. Mas, depois de se descobrir e entender como sua mente funcionava, viu que três características geradas pelo multipotencial eram muito valiosas:
1. Agrupamento de ideias
Como o multipotencialista explora diversas áreas, ele possui conhecimento suficiente para estabelecer elos entres esses setores. E é justamente nessa interseção que surgem as ideias mais inovadoras possíveis.
Campo de conhecimento 1 e campo de conhecimento 2. Entre eles, uma interseção que os multipotencialistas conseguem enxergar e que gera inovação.
2. Aprendizado rápido
Os multipotencialistas estão acostumados a serem principiantes em tantas coisas que já se habituam a sair da zona de conforto e não têm medo de inícios. Isso ajuda a participar mais de tudo o que fazem e aprender rapidamente em diversas situações.
3. Capacidade de adaptação
Eles podem ser o que precisarem. Sempre vão “se virar” e dar um jeito de encontrar alguma maneira de ganhar dinheiro, por exemplo. E com as mudanças tecnológicas acontecendo cada vez mais rápido e inserindo novas profissões no mundo, essa é uma característica extremamente valiosa para se ter. Para exemplificar: há alguns anos, um repórter era responsável apenas pelo texto de matérias e artigos. Hoje, um bom profissional precisa saber filmar, fotografar, editar, falar em frente à câmera e saber se desenvolver.
“Se eu me sinto como um canivete suíço, por que eu tenho que me comportar como uma tesoura sem ponta que só corta papel?” [Rafaela Cappai, multipotencialista, em uma palestra TEDx Talks].
Essa cultura de que precisamos ser especialistas não existiu desde sempre. No período da renascença, por exemplo, ter múltiplas ocupações era considerado algo bom. O próprio Leonardo da Vinci fazia parte desse grupo: ele foi músico, pintor, escritor, escultor, inventor, engenheiro, matemático – sim, a lista de qualificações parece não ter fim. “Homem da renascença”, aliás, é outro termo utilizado para determinar os multipotencialistas.
O que fazer para estimular a multipotencialidade?
Independentemente do termo utilizado para denominá-los, os próprios multipotencialistas sabem: seu principal desafio é a organização. Com muito foco nesse aspecto, grande parte dos problemas enfrentados por essas pessoas podem ser resolvidos.
E, para começar essa reeducação da ordem da vida, é importante utilizar algumas táticas simples:
Crie listas de objetivos
Seja a longo prazo, seja de metas para o dia. As listas ajudam você a ter noção de todas as tarefas que precisa ou quer desenvolver, definir prioridades e não se perder entre as atividades.
Fatie
Se você é um multipotencialista e está com a sensação de nunca ter conseguido terminar nenhum projeto na vida, que tal começar a traçar objetivos simples e executá-los em partes? A partir do momento que você conseguir dividir e executar pequenas coisas em início, meio e fim, vai se sentir capaz de concluir projetos cada vez maiores. A dica é do multipotencialista Haroldo Rocha, que trabalha com marketing digital, SEO, growth hacking, produz cervejas artesanais e percebeu que isso funcionava por experiência própria.
Lembre-se: você não está sozinho!
Encontrar outros multipotencialistas para trocar experiências é mais uma atitude que pode ajudar na compreensão de si mesmo. Para que essas pessoas se ajudem, já existem alguns canais de contato aqui no Brasil: a Renata Lapa, por exemplo, é coach, escritora, internacionalista e criou uma comunidade do grupo no Facebook.
Já a Rafaela Cappai, bailarina, atriz, comunicadora e empreendedora, inaugurou a Espaçonave, uma empresa que incentiva as pessoas a ganhar dinheiro com aquilo que as faz felizes. Além de apoiar e inspirar, a organização defende que a multipotencialidade existe em todas as pessoas.
Existe, também, um site voltado apenas a quem possui essas características, com depoimentos, dicas e até mesmo encontros proporcionados por multipotenciais de todo o país.
“Não precisamos nos prender a uma única ocupação pela vida inteira”.
Tudo isso existe para que os multipotencialistas (e até mesmos os especialistas), entendam que pessoas que trabalham como canivetes suíços podem (e devem!) ter seu espaço na sociedade. O importante é sempre ter em mente que, por mais que pareça um pouco confuso, não precisamos nos prender a uma única ocupação pela vida inteira.
“A produtividade pessoal é um diferencial-chave entre aqueles que conseguem o querem e aqueles que não o fazem”, diz Brian Tracy, um autor canadense best-seller. Líderes e empresários sabem como conseguir o que querem em menos tempo do que outros. Podemos aprender muito com as táticas desses indivíduos bem-sucedidos e incrivelmente ocupados sobre como organizar melhor os nossos dias. Aqui estão as 9 melhores dicas de produtividade que conseguimos reunir para você aplicar, vindas de pessoas realmente ocupadas e que produzem muito.
1) Tenha um único foco.
Uma coisa que muitos empresários de sucesso têm em comum é a capacidade de se concentrar no que mais importa. Eric Schmidt, presidente e ex-chefe executivo da Alphabet, holding da Google, diz: “Mantenho as coisas concentradas. O discurso que digo todos os dias é: ‘É isso que fazemos. E o que estamos fazendo agora é consistente com isso e pode mudar o mundo?”.
Jason Goldberg, CEO da Fab.com, tem este conselho: “Escolha uma coisa e faça essa única coisa – e só essa uma coisa – melhor do que qualquer outra pessoa poderia”. Podemos obter uma grande força se tivermos um foco de mira laser em nossas principais prioridades de negócios. É um dos atributos que separa o empresário médio do mais bem-sucedido.
2) Tenha uma paixão em bloquear distrações.
A lenda do tênis Martina Navratilova diz: “Eu me concentro em me concentrar”. Para aqueles de nós que não temos a força de vontade para ser auto-responsável, existem várias soluções de tecnologia para bloquear distrações. Por exemplo, Rescue Time é uma aplicação que é executada no background do seu computador e mede como você gasta seu tempo para que você possa tomar melhores decisões. Get Concentrating é outra ferramenta útil que irá ajudá-lo a se concentrar em tarefas importantes ao bloquear temporariamente os sites de redes sociais.
Você se distrai facilmente? Se assim for, veja aqui por que devemos repensar a duração de nossas tarefas. Pode te ajudar 😉
3) Defina um tempo máximo para todas as suas reuniões.
Carlos Ghosn, presidente e diretor executivo da francesa Renault, é rigoroso no tempo atribuído para as reuniões não operacionais de um único tópico: ele permite um máximo de uma hora e 30 minutos. 50% do tempo é para a apresentação e 50% é para discussão. Gary E. McCullough, ex-capitão do exército dos EUA e ex-CEO da Career Education Corp., dá às pessoas metade do tempo que pedem para uma reunião ou compromisso. Isso os obriga a ser breve, claro e direto ao ponto. “Ao fazer isso, eu sou capaz de colocar uma série de coisas no dia e mover as pessoas de forma mais eficaz e eficiente”, diz McCullough. As pessoas geralmente não precisam de tanto tempo quanto pedem. As reuniões são verdadeiras sanguessugas de nosso tempo. Seja implacável em gerenciar esse dreno de produtividade para que você possa se concentrar em tarefas de alto valor.
4) Crie rituais de produtividade.
Tony Schwartz, CEO do The Energy Project, forneceu 4 dicas neste vídeo para a Harvard Business Review para a criação de rituais para automatizar comportamentos que nos tornarão mais produtivos, sem diminuir a nossa energia. Um deles está priorizar uma tarefa-chave para realizar por dia e começar seu dia focado nessa tarefa. “Force-se a priorizar para que você saiba que você vai terminar pelo menos essa tarefa crítica durante o período do dia em que você tem a maior energia e as poucas distrações”, diz Schwartz.
5) Acorde mais cedo.
Pesquisas mostram que as manhãs podem fazer ou acabar com o seu dia. Não é incomum para os CEOs bem sucedidos começarem o dia bem antes das 6 da manhã. Em 7 executivos que acordam muito cedo, vemos as pessoas incrivelmente ocupadas – Richard Branson, fundador do grupo Virgin, Jeff Bezos, fundador da Amazon – usam suas manhãs para aproveite o dia depois.
Laura Vanderkam, best-seller sobre gestão do tempo, diz que, enquanto muitos dormem, pessoas bem sucedidas já estão preparadas e estão fazendo muito. Se essa não é sua preferência, Vanderkam recomenda que comece com pequenas etapas, como levantar apenas 15 minutos antes todos os dias e aumentar gradualmente o tempo.
6) Agrupe suas interrupções.
Essa idéia vem do restaurador Danny Meyer. Ele faz com que sua assistente agrupe todas as perguntas que surgirem durante o dia em uma lista, então ela não precisa interrompê-lo repetidamente durante o horário de expediente. Tome isso como uma dica de produtividade e vá além: pense que você pedir pedir aos outros em sua equipe para agrupar perguntas, pedidos e outras consultas não urgentes para que você não seja distraído por interrupções que não agregam valor.
7) Terceirize tarefas pessoais.
Pessoas altamente produtivas são seletivas sobre como gastam sua energia. Eles não o desperdiçam em tarefas que outros podem fazer. Por exemplo, Alexis Ohanian, fundador da Reddit, usa secretários remotos. Outros automatizam compras de supermercados com serviços que entregam seus pedidos à sua porta. Faça uma análise de custo/benefício sobre como você gasta seu tempo e veja se vale a pena descarregar algumas tarefas repetitivas para que você possa se concentrar no que trará valor para sua empresa.
8) Tenha regras de email para manter a sanidade.
Katia Beauchamp e Hayley Barna, fundadoras da Birchbox, insistem que os membros da equipe indiquem quando precisam de uma resposta nos emails. Esta simples dica ajuda a priorizar. O designer Mike Davidson criou uma política de e-mail que limita qualquer e-mail que envia para cinco frases. Como ele explica, muitas mensagens de e-mail em sua caixa de entrada levam mais tempo para ele responder do que o remetenten levou para escrever. Analise seus hábitos de e-mail e institua políticas de economia de tempo que funcionem para sua situação particular.
9) Salve sua criatividade.
O cientista de renome mundial Dr. Linus Pauling disse uma vez: “A melhor maneira de ter uma boa ideia é ter muitas ideias”. A maioria dos líderes e empresários são visionários que geralmente não faltam boas ideias; No entanto, lembrar de todas essas idéias é muitas vezes um desafio para pessoas ocupadas. Evernote ou Google Keep são dois programas populares e gratuitos para anotar suas ideias.
Você sabia que não sente o tempo passar da mesma forma que seus pais ou avós? A associação de tarefas no trabalho, estudo, criação de projetos e momentos de lazer acabam fracionando aquelas 24 horas que o nosso dia supostamente teria.
Mas calma, você não está ficando maluco: estudos de diversos autores e linhas de pesquisa comprovam que a nossa percepção de tempo realmente mudou. Para a psicóloga Claudia Hammond, autora do livro Time Warped: Unlocking the Mysteries of Time Perception, o sistema cerebral registra a passagem do tempo de forma flexível, variando de acordo com emoções, expectativas e tarefas executadas em determinado período.
Já o escritor norte-americano Nicholas Carr, finalista do Pulitzer pelo livro The Shallows: What the Internet Is Doing to Our Brains, atribui à internet essa mudança de percepção do tempo, considerando sua instantaneidade como a responsável pela busca de um imediatismo irreal.
Na prática, independente da explicação racional, precisamos encontrar maneiras efetivas para aumentar a produtividade diária e riscar a nossa (quase) interminável lista de tarefas do dia – seja ele composto por 24, 15 ou 5 horas.
Se livre da procrastinação, a grande vilã da produtividade.
Se livrar de múltiplas tentações, como “só” mais um episódio daquela série da Netflix, para focar em determinada atividade (que é bem chata na maioria das vezes) é um desafio diário para os procrastinadores. Mas afinal de contas, por que procrastinamos tanto?
Isso acontece quando acreditamos que o nosso “eu do futuro” é capaz de dar conta de atividades deixadas para trás pelo nosso “eu do presente” – o que é verdade, mas causa estresse, desgaste e uma grande sensação de fracasso. Para a nossa sorte, uma pesquisa recente de Daphna Oyserman, professora, psicóloga e pesquisadora da University of Southern California encontrou o que parece ser a chave para essa questão.
“Pense no futuro usando métricas em meses ao invés de anos, dias ao invés de meses e horas ao invés de dias, assim, futuro e presente parecem conectados e, portanto, harmônicos ao invés de conflitantes”.
Daphna chegou a essa conclusão depois de dividir o estudo em dois momentos. Primeiro, 162 participantes precisaram imaginar um evento (seu casamento ou uma reunião capaz de mudar o futuro profissional) e definir quando ele aconteceria. Alguns previram isso em dias – na próxima sexta-feira, no dia 15, daqui a três dias. Outros participantes quiseram deixar os acontecimentos para o futuro e os projetaram para dois meses, seis meses, um ano.
O segundo momento do estudo envolveu 1.100 voluntários e, dessa vez, as pessoas deveriam pensar qual era o momento certo para começar a guardar dinheiro para a aposentadoria. Novamente, cada um entregou datas diferentes, pensando em dias, meses e anos.
A pesquisadora analisou os resultados, ligou os pontos e chegou a uma grande resposta: quem planejou as datas em dias – tanto na primeira quanto na segunda fase – foi capaz de se organizar melhor no calendário e pensar em sua rotina com antecedência. O planejamento dessas pessoas ficou adiantado em 30 dias na fase dos eventos e 4 meses na organização da aposentadoria.
E o que isso significa? Diminuir as unidades de medida do tempo facilita a compreensão de cada tarefa, ajuda a você a projetar cenários e organizar sua rotina em etapas menores (e, logo, mais fáceis de realizar).
O que é urgente e o que é importante?
Um dos pontos fundamentais para aumentar o nível de produtividade é definir as prioridades do dia. Urgente é algo que exige atenção imediata, enquanto as tarefas importantes são aquelas que possuem impacto (sendo concluídas ou não), um prazo e podem se tornar urgentes.
Resumindo: urgente é aquilo que se não for feito vai dar m* e importante é aquilo que quando feito vai dar resultado.
Dividir suas atividades dessa forma só é possível com uma organização realista e funcional. Confira essas dicas que vão colocar tudo em seu devido lugar e aumentar a produtividade:
Reserve a primeira hora do dia para montar sua agenda.
Dessa forma, você consegue analisar tudo o que vai acontecer nas próximas horas de uma maneira sistematizada.
Separe os compromissos pessoais e profissionais por cor.
Escrever com cores diferentes cria uma divisão primordial para que você consiga definir, de forma equilibrada, quais são as prioridades – sem exceder o volume de trabalho ou o tempo de ócio.
Lembre-se: você não precisa fazer tudo sozinho!
Identifique quais tarefas da sua agenda podem ser realizadas por outras pessoas. Assim, caso precise, você conseguirá remanejar as atividades rapidamente e otimizar processos.
Não marque mais de uma reunião por período.
O trânsito é caótico e conversas se estendem. Ao marcar diversos compromissos no mesmo período, você vai acabar sempre atrasado, cansado e com fome.
Diga não.
É normal ficar tentado a pegar mais projetos, atender mais clientes e fazer mais freelas, mas esse acúmulo resulta em ideias pela metade, pessoas mal atendidas e trabalhos atrasados. Seja honesto com você mesmo e só aceite algo quando realmente tiver algum tempo sobrando. Não sabe como fazer isso? Confira algumas dicas para dizer não sem machucar.
O feito é melhor que o bem feito.
Para determinadas atividades, o resultado esperado é a entrega em um curto prazo e não a qualidade da ação. Identifique quais são essas tarefas, determine a quantidade de horas necessárias para terminar e não exceda o tempo reservado à atividade.
Tenha postura reativa.
É preciso saber lidar com os imprevistos durante o dia. Destaque tarefas que podem ser adiadas caso algo urgente aconteça, para não ser pego totalmente desprevenido.
Ferramentas gratuitas e realmente úteis para aumentar a produtividade.
Trello – ideal para gestão de projetos.
Com muita versatilidade no gerenciamento, essa ferramenta se adequa totalmente ao perfil e necessidades de cada usuário. Com uma interface simples e intuitiva, o Trello vai de grandes planejamentos estratégicos, que envolvem diversas pessoas, ao projeto e organização de viagens solitárias.
Google Agenda – ideal para quem vive esquecendo reuniões.
Como o próprio nome denuncia, é uma agenda virtual e serve para organizar suas tarefas. A principal vantagem do Google Agenda, além da visualização ampla de todos os compromissos no dia, semana ou mês, é a fácil edição dos lembretes: basta ter acesso à internet ou um celular na mão para modificar e receber notificações horas antes dos eventos agendados.
Goconqr – para organizar as ideias.
Os mapas mentais são formas de tangibilizar ideias e tirar os projetos da fase imaginária. Com o Goconqr, você consegue construir conexões, unir insights à execução e definir as etapas de uma ação.
Aprendemos muito sobre produtividade no Aldeia Summit, que rolou em 2016 (esse post é derivado do painel sobre produtividade que rolou). Por aqui, organizar a rotina é um assunto frequente – afinal, para realizar projetos transformadores, é preciso muito foco e força de vontade.
E você, já está pronto para o Aldeia Summit ’17? Se quiser conhecer a programação em primeira mão e ganhar desconto nos ingressos, chega mais!
Sucesso não acontece no vácuo. De fato, as pessoas que nós escolhemos (e muitas vezes não escolhem) têm um grande impacto na maneira que pensamos, agimos e sentimos diariamente. Em muitas formas, o sucesso empresarial, seja lá como você define isso, é muitas vezes determinado da mesma forma que outros “sucessos” em nossas vidas. Qualquer pessoa vai ter mais chances de realizar certa tarefa se ela cercar-se de pessoas que a impulsionem para frente, não pessoas que a distraiam do seu potencial. Como empreendedores, nós somos responsáveis por nós mesmos. Garantir que você tenha as pessoas certas ao seu redor pode ajudar seus objetivos virem mais naturalmente a você do que ficar perto daqueles que te levam na direção oposta. Inspirados em um post pela Entrepeneur.com, pegamos alguns exemplos de pessoas que você deve manter por perto.
Pessoas esforçadas.
Você provavelmente conheça alguém que percebe seu esforço, ou talvez você mesmo seja uma delas. Esses tipos de pessoas nos empurram a nos dedicar mais e trabalhar mais todos os dias. Enquanto definir sucesso pessoal de outra pessoa é como comparar maçãs com laranjas, nós podemos mensurar nossa dedicação com a das outras pessoas. Paixão verdadeira e comprometimento vão regar um pouco (ou bastante) um empreendimento de sucesso.
Claro, não estamos falando que você deva aumentar ainda mais as horas trabalhadas – inclusive sabemos que empreendedores na verdade costumam comprometer muito do seu tempo; mas sim de dedicação e esforço para fazerem as coisas acontecerem.
Atitudes positivas.
As pessoas tendem a ser melhores no que estão fazendo se estiverem felizes. As atitudes negativas podem trazer para baixo a ética do trabalho e não oferecem nenhuma inspiração para o sucesso ou a inovação. Cercar-se de pessoas negativas pode atolar sua criatividade e determinação e isso pode acabar sendo a queda do seu negócio. Pessoas com atitudes positivas podem realmente ter o efeito oposto, facilitando o seu salto para o sucesso de forma mais eficaz. Trazendo a felicidade dentro do local de trabalho manterá o moral elevado e manterá povos olhar para a frente.
Pessoas que fazem perguntas.
Albert Einstein disse uma vez “o importante é não parar de questionar”. Como empresários, devemos constantemente fazer perguntas sobre nós mesmos e nossos negócios. No entanto, nenhuma pessoa vai pensar em todas as questões importantes. As pessoas que fazem perguntas podem fornecer um ângulo diferente sobre uma questão ou uma idéia, e essas perguntas podem levar a um avanço importante para você ou sua empresa. A perspectiva é tudo.
Sonhadores.
Alguns tipos “não empreendedores” consideram todos os empreendedores “sonhadores”. No entanto, entendemos que estabelecer metas e trabalhar duro nos ajudarão a alcançar o que muitos consideram ser inalcançável. Para manter esse impulso em curso, devemos estar sempre cercando-nos com pessoas que têm objetivos semelhantes em mente. Esses sonhadores nem sequer precisam estar envolvidos na mesma indústria que você ou o seu negócio; O importante é que você mantenha pessoas próximas com grandes planos para si. Ver a paixão de outras pessoas vai mantê-lo com fome para alcançar seus objetivos.
Como se cercar de pessoas interessantes?
Você é a média das pessoas que estão à sua volta. Talvez você já tenha ouvido falar disso. Portanto, certifique-se de se cercar das melhores e será diretamente influenciado, inspirado e motivado por elas. Abrir um negócio é uma grande mudança de vida, e certamente ela exigirá mudanças em outros aspectos.
Todas as semanas, a Polímatas sedia eventos com este intuito: de trazer pessoas interessantes e interessadas em empreendedorismo num mesmo lugar. Nós gerenciamos uma rede de empreendedores que trocam conhecimento sobre gestão e negócios e acreditamos muito no poder do networking bem feito. Nada de trocar cartões, nossos polímatas (como chamamos eles) estão juntos para aprenderem com a experiência um do outro e compartilhar desafios e dores dos seus negócios.
Cocriação, economia colaborativa, economia compartilhada. Esses termos têm ganhado cada vez mais espaço, rendido discussões e estimulado empresas a se adaptarem às novas tendências. Mas o que esses conceitos significam na prática? E como vão mudar as nossas relações com o mundo corporativo, com os clientes, com outras pessoas e até com nós mesmos?
Afinal, o que é cocriação na prática?
Esse conceito de inovação traz pessoas que estão fora do contexto do projeto ou da empresa (como funcionários de outros setores, profissionais de diversas áreas, fornecedores e clientes) e faz com que eles agreguem valor, conteúdos ou estratégias a um negócio ou produto. A cocriação ganhou destaque com as aplicações do Design Thinking e significa que diferentes pessoas, ao trabalharem juntas, são capazes de criar soluções inovadoras, funcionais e que agregam valor ao mercado, às finanças ou à experiência do público.
Criar em parceria é uma estratégia de negócios. Com esse formato, quem nem sempre participa das etapas estratégicas dos projetos de uma empresa (como novos produtos, mudanças no posicionamento, campanhas publicitárias, reorganização de equipes ou estruturação de departamentos, por exemplo) passa a colaborar com a resolução de problemas. São visões diferentes que se unem em debates, reuniões de brainstorm e na execução de uma ideia.
Na prática, a cocriação pode funcionar como uma reunião em torno de um problema em que podem participar qualquer interessado, grupos de especialistas na área, comunidades que compartilham o mesmo estado emocional ou coalizões de todos os anteriores. Independente do grupo escolhido para fazer parte do processo, a ideia central sempre é agregar criatividade para alcançar soluções inovadoras e funcionais.
Ainda existem algumas dúvidas sobre o valor promovido pela cocriação, mas os exemplos (cada vez mais numerosos) deixam claro que, além de permitir a exposição de ideias daqueles que estão diretamente envolvidos com o problema, ela ajuda o participante a se sentir mais próximo da organização – e essa proximidade fortalece a empresa e ajuda a mudar o mundo corporativo.
Onde a cocriação já foi aplicada (e triunfou)?
Grandes corporações têm adotado a cocriação para seus projetos mais importantes: a LEGO, por exemplo, já faz isso há algum tempo com o LEGO Ideas. DHL e DeWALT, empresas que atuam em mercados mais conservadores, também já inovaram usando o método. Até o time de futebol inglês Manchester City apostou na ideia e envolveu seus milhares de torcedores no desenvolvimento de uma nova marca para o clube.
A DeWALT, fabricante líder de ferramentas elétricas, criou uma comunidade com mais de 10 mil usuários finais de seus produtos para ouvi-los e estar sempre por dentro das suas necessidades. Ao mesmo tempo em que recolhe feedback de todos os âmbitos (produtos, embalagens e até marketing), abre espaço para a sugestão de novas ideias por parte de consumidores que envolvem a empresa nas suas rotinas. Ward Smith, gerente de produto da DeWALT, diz que “todos estão tentando lançar mais ferramentas, mais rápido. Você precisa de uma ferramenta de avaliação rápida e precisa para ser mais reativo no mercado.”
O caso da DHL, maior empresa de serviços e soluções de logística do mundo, é ainda mais impressionante. Para enfrentar a concorrência e a expectativa do público cada vez maiores, a empresa realiza workshops com clientes na Alemanha e em Cingapura. Já aconteceram mais de 6 mil encontros entre a marca e seus fãs para cocriar soluções que melhorem os serviços oferecidos. Um dos resultados mais promissores desses esforços foi a criação do Parcelcopter, um projeto com drones que reduz em 75% o tempo de entrega. Os membros da comunidade cocriaram a ideia e testaram o potencial do serviço, com os resultados que, para a DHL, vão além de melhorias logísticas. De acordo com a Forbes, além de os esforços de cocriação da empresa resultarem em um desempenho de entrega no prazo de 97%, houve um aumento da pontuação de satisfação de clientes para mais de 80% depois do início dessas ações.
“O resultado de todas essas apostas foi alcançar um objetivo – ou superá-lo – com muita criatividade e um engajamento cada vez maior dos clientes”.
O que é preciso para fazer a cocriação dar certo?
Assim como qualquer novidade no ambiente corporativo, ainda é preciso superar as desconfianças que surgem na hora de implementar a cocriação. O tempo que se leva até chegar a um resultado aumenta e algumas dificuldades de relacionamento podem aparecer dentro da equipe.
Ter maturidade, oferecer um ambiente adequado e estimular o convívio saudável são as chaves para a superação desses problemas, além de saber ouvir e ter humildade. Lembre-se que, na busca por soluções reais para problemas reais, saber desapegar de ideias também é um ponto fundamental.
Quem precisa da imaginação funcionando a pleno vapor para trabalhar sabe que é normal enfrentar bloqueios criativos com frequência. Estresse, excesso de preocupação, ambiente desfavorável, falta de direcionamento e vários outros fatores podem ser decisivos para limitar seu brainstorm quando você mais precisa. Nessas horas, ter uma ideia já é difícil, mas avaliá-la com clareza e perceber que ela não é tão boa assim é um desafio ainda maior.
Quando você se prende a uma ideia, dificilmente percebe os pontos que podem ser melhorados nela. Se aceitá-la logo de cara, em algum momento vai perceber que ela tem falhas e precisará voltar para a estaca zero. Além de frustrante, essa sina acarreta o gasto de tempo e dinheiro essenciais para o processo de cocriação. Por isso, a melhor opção para começar um processo criativo é sobrepor ideias. Liste a maior quantidade de ideias que conseguir e passe para a etapa de desenvolvimento só depois que estiver satisfeito com esses pontos de partida.
“Em grupo, essa atividade fica muito mais fácil – outra vantagem da cocriação”.
A criatividade começa na formação.
A formação criativa dos profissionais acaba sendo o maior obstáculo para empresas que querem aplicar a cocriação. Isso acontece porque o ensino tradicional mantém os modelos criados para demandas antigas enquanto o mundo exige o protagonismo dos jovens. Na vida adulta, espera-se criatividade e competências socioemocionais desenvolvidas, mas as escolas continuam aplicando cada vez mais exercícios, testes e repetições para que os alunos alcancem notas melhores. Túlio Filho reforça essa ideia:
“As escolas não estimulam a criatividade. Por isso, logicamente, os alunos não se sentem criativos”.
Em seu artigo na Gazeta do Povo, Jean Sigel lembra bem que “na velha escola, apenas aqueles alunos que se encaixam num sistema previamente formatado são os inteligentes e nota dez, enquanto os demais se esforçam para colocar suas diferenças no padrão para passarem por média.”
Para as empresas, retrato de um grande atraso: chegam ao mercado profissionais sem talento para lidar com o inusitado e limitados pela falta de estímulo à criatividade, capazes de resolver tarefas da forma mais técnica e mecânica possível. Se aparece um problema assim, resolva desta forma. Mas se o problema for outro completamente diferente, nenhuma escola ensinou que é possível encontrar diversas soluções criativas.
Os profissionais simplesmente não fazem ideia de como resolvê-lo. Um baita desafio em tempos em que a internet nos traz situações adversas e inimagináveis. Um intelectual que viveu ainda no século 20 como Albert Einstein parecia prever um problema da sociedade moderna. Costumava dizer que “loucura é querer resultados diferentes fazendo tudo exatamente igual”!
Para mudar esse cenário, é preciso reconhecer que saber como colocar em prática as melhores atitudes e habilidades para controlar emoções, alcançar objetivos, demonstrar empatia, manter relações sociais positivas e tomar decisões de maneira responsável é tão importante quanto tirar uma nota boa na prova de matemática.
A aposta na criatividade e no trabalho em equipe é vista como a melhor saída para os problemas de boa parte das empresas. Em uma pesquisa do Instituto IBM de 2010, 1.500 CEOs de 60 países e 33 áreas de atuação diferentes elegeram a criatividade como a habilidade essencial para os líderes atuais. As instituições (tanto no ensino quanto nos negócios) precisam estimular a participação em projetos, formar equipes com diferentes áreas do conhecimento e, principalmente, comprometer-se a desenvolver as cinco dimensões da personalidade humana: abertura a novas experiências, consciência, extroversão, amabilidade e estabilidade emocional. Ter uma parede cheia de post-its e ideias não é sinônimo de bagunça, mas faz parte do processo criativo para obter uma resposta que agrade e funcione para o cliente, o chefe, a equipe e o cidadão.
3 vantagens de envolver a criatividade na tomada de decisão.
Imagem: www.mutedialogue.com/
1. Criatividade deixa o processo visual e tangível.
Com isso, encontrar soluções aproveitando a criatividade do grupo é muito mais fácil. Mas é necessário partir do princípio de que todo mundo é criativo, respeitando as referências, conhecimento, experiências e a produção que cada um acumula durante a vida.
2. Diminui o risco de erros no processo.
Do ponto de vista interno, unir profissionais com capacidades multidisciplinares para trabalhar na resolução de algum problema evita que erros apareçam no planejamento ou na execução da ideia. Aproveitando o conhecimento específico de cada um, a empresa pode atentar para vários pontos na hora da tomada de decisão e, com isso, ser bem mais assertiva. Na hora de avaliar os resultados, essa reunião de profissionais capacitados em diversas áreas reflete em um potencial competitivo muito maior frente à concorrência.
3. Promover uma sensação de pertencimento.
Empresas que busquem excelência precisam investir, valorizar e confiar nas pessoas que fazem parte dela. Afinal, são elas que fazem a organização no dia a dia. Abrir espaço para o compartilhamento de ideias e o envolvimento desses profissionais em questões decisivas aumenta a motivação dos funcionários e ajuda a mantê-los engajados e comprometidos com os objetivos da empresa.
A cocriação sempre é a melhor saída?
Nem sempre. É preciso saber a hora de aplicar esta estratégia, escolher os envolvidos a dedo, encontrar a motivação certa e focar em um assunto que traga vantagem competitiva e sustentável a, no mínimo, médio prazo. Jacques Bughin, em seu artigo para a McKinsey, diz que “a cocriação chegou para ficar. Para as empresas que descobrirem como fazê-la bem, as recompensas podem ser muito maiores que um departamento de P&D mais eficaz e eficiente.”
Este artigo da Forbes mostra que a capacidade de inovar dos empreendedores, em todos os âmbitos dos seus negócio, pode ser muito aproveitada por grandes empresas – e até mesmo pelas cidades. Quando o cidadão participa do processo de decisão, as soluções surgem de maneira mais fácil, com foco no que é realmente necessário: transformar a sociedade.
Uma dica final: para quem está envolvido nos processos criativos dentro da empresa, é importante não ter medo de errar. Até o Sergey Brin, do Google, falhou – aqui você pode ficar por dentro da história e ver os aprendizados que ele tirou dela.
Na Aldeia, a troca de ideias e a cocriação acontecem todos os dias. Um exemplo é este post que você está lendo: o conteúdo surgiu dos debates e discussões do painel “Como usar o poder da cocriação”, que rolou em novembro no Aldeia Summit, com o consultor em inovação Iuri Alencar e os convidados André Turetta e Túlio Filho. Confira tudo o que rolou.
Este ano, teremos outra edição, o Aldeia Summit ’17! Se quiser conhecer a programação e fazer parte dessa baita experiência, chega mais!
