Muitas vezes, a vontade de fazer acontecer, seja com o seu negócio ou na empresa que você trabalha, gera ansiedade, o que acaba dificultando as realizações. Quem nunca se sentiu como estivesse fazendo muita coisa, mas mesmo assim sem ver um resultado concreto? Eu já! Foi nessa de querer otimizar o meu tempo e minhas entregas que comecei a aplicar a gestão de projetos no meu dia a dia.

Um dos valores do EBANX, fintech brasileira que permite que milhões de latino americanos comprem em sites internacionais e onde trabalho no Marketing, é o Sonho Grande. Mais do que um termo que impressiona e decora nosso headquarters, o tal do sonho grande é uma constante: metas ousadas, paixão por inovação e projetos audaciosos. Pra conseguir dar conta de tudo e ainda garantir que usuários e parceiros sejam sempre bem atendidos e surpreendidos, o gerenciamento de projetos é fundamental.

Mas se você está achando que gestão de projetos é coisa “corporativa” só pra empresas grandes, está enganado. Você não precisa ser ou ter um gerente de projetos na sua equipe, você mesmo pode aprender sobre a disciplina e contagiar as pessoas que trabalham com você.  Dá pra começar absorvendo conteúdo da internet e depois partir para um curso de gestão de projetos – existem vários, para diversos propósitos e bolsos.

Mas afinal, o que é gerenciamento de projetos?

O Project Management Institute define gestão de projetos como “aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz.” Pra mim, simplificando, gestão de projetos é encontrar a melhor maneira de fazer uma ideia sair do papel, usando ferramentas que vão te poupar trabalho.

Diferente de processo, que é algo contínuo e que deve ser melhorado periodicamente, um projeto tem prazo, propósito definido, assim como um resultado não abstrato esperado, ou seja, é uma entrega muito clara. Atualmente, toco uma spin-in de marketing de conteúdo no EBANX, o The Shoppers, em que temos tanto projetos quanto processos. Vou compartilhar algumas de nossas iniciativas e categorizar como projeto ou processo para exemplificar:

Ilusão seria pensar que depois de concluído o projeto ele pode ser esquecido. No fim das contas, tudo é trabalho, mas obviamente a tratativa é diferente. Mas o papo sobre processos fica para uma próxima, voltemos à gestão de projetos e seu “roteiro” básico de 5 passos. Na prática, assim como o inbound marketing para o The Shoppers é projeto e processo, muitas atividades do seu dia a dia também devem ser.  Começa-se com a ideia de criar algo novo, um projeto, e depois de criado, estabelece-se um processo para a melhoria contínua. Quem tem uma marca de roupas, por exemplo, faz o projeto de uma nova coleção e cuida do processo de fabricação, distribuição, etc.

5 etapas da Gestão de Projetos

1. Concepção do Projeto

Projeto tem tudo a ver com inovação, eles são criados para atender novas demandas e/ou solucionar problemas – ter problema não é um problema, na verdade, eles é que movem as organizações. Aliás, se você não tem um problema, preocupe-se e vá em busca dos seus.

Nessa fase da gestão do projeto, os envolvidos começam a especular quais ações resolveriam o problema da vez ou de que forma é possível satisfazer uma necessidade. Depois de muito brainstorming, as ideias são “empacotadas” na forma de um projeto, e aí vem a hora de colocar os pés no chão e entender se aquele é o momento ideal e se existem os recursos necessários para a execução.

2. Planejamento do Projeto

Muita gente passa por cima dessa etapa. Assim que descobre que a ideia é viável sai fazendo um monte de coisa ao mesmo tempo. Apesar de ser uma etapa mais “chatinha”, é ela que vai te salvar horas de trabalho (que às vezes são desperdiçadas) e te ajudar a evitar desperdício de dinheiro.

Pra cumprir essa etapa, você e sua equipe precisarão esmiuçar o projeto em pequenas tarefas. Vale usar um quadro para desenhar, papeis, post-its, planilhas – mais pra frente nesse post, vou indicar algumas ferramentas para o gerenciamento de projetos. Por exemplo, se o projeto é a construção de um novo site, quais são as pequenas entregas necessárias? No caso da nova versão do The Shoppers (que estará no ar no final de fevereiro), chegamos em: conceito e objetivo macro, arquitetura de navegação, wireframe das páginas, definição de features, layout e UX, contratação de fornecedor, cálculo de budget, estrutura editorial, otimização de performance, etc.  

Cada uma dessas tarefas é necessária para o todo, mas se feitas desordenadamente não geram o resultado esperado. Então, chega a hora da priorização: o que deve ser feito antes do que. Ninguém melhor do que você mesmo para elencar a ordem das atividades. Para isso, pense no tempo de execução de cada tarefa, na interdependência entre elas, no tempo de aprovação de processos internos, na disponibilidade de pessoas e nunca esqueça do seu deadline.

Uma boa dica para montar o roadmap do seu projeto e quantificar o tempo de execução de cada entrega é começar de trás para frente. Se o prazo para o novo site estar no ar funcionando perfeitamente é dia 30, no dia 29 ele precisa ser testado no ambiente de produção, no dia 25 deve começar a ser usado pela equipe num ambiente de teste e assim por diante.

O planejamento do projeto é isso: criar um “mapa logístico” em que você conhece e considera as principais variáveis para que ele possa ser executado dentro do tempo esperado.

3. Lançamento do Projeto

Depois de tudo devidamente analisado e calculado, chega a hora de lançar o projeto. Essa é uma etapa relativamente simples e que tem muito a ver com comunicação. Todos os stakeholders precisam ser informados sobre suas participações no projeto.

Você como o gerente de projeto que fez um lindo planejamento, vai apresentar os highlights, mas sem esquecer de vender o seu projeto. Isso significa que mais do que uma planilha detalhada, o seu projeto tem um propósito que deve estar na ponta da língua de todos os envolvidos durante a execução.

Dependendo do projeto, vale marcar um kickoff tático, em que a equipe diretamente ligada à execução estará e onde vocês irão discutir aspectos mais operacionais e um kickoff resumido, para contar aos sócios, clientes, colegas, etc. – aquele público que tem um envolvimento mais sútil e estratégico.

4. Performance e Controle

É durante essa etapa que o projeto é de fato executado. Estabelecer uma rotina de acompanhamento das entregas, se manter fiel ao cronograma e fazer possíveis ajustes no planejamento são as principais tarefas de um gerente de projetos nesse momento.

Quanto mais você detalhou o seu planejamento lá da segunda etapa, mais simples será o seu trabalho agora. O importante aqui é ir eliminando itens do seu checklist. Esteja preparado para modificar algum plano, pois por melhor que você tenha previsto o andar do projeto, na hora da mão na massa, algumas coisas mudam. Não tenha medo de replanejar e se esse for o caso, repita a etapa da comunicação aos envolvidos.

5. Finalização do Projeto

Com algumas adaptações e lições aprendidas você conseguiu: todas as tarefas foram concluídas e seu projeto foi executado com sucesso dentro do prazo definido. Dedique algum tempo para avaliar, junto à equipe tática, quais os pontos altos do projeto, o que pode ser melhorado nos próximos e comunique todos os envolvidos. Se o projeto não deu certo, mesma coisa, avalie o que aconteceu para aprender para uma próxima vez.

Hacks para Gerenciamento de Projetos

Para se organizar e realmente ser o guardião do projeto, você vai precisar de ferramentas. É legal testar algumas para ver aquela que mais se adequada ao seu estilo de gestão e ao projeto em si. Tanto no The Shoppers quanto no EBANX, o Trello é rei – muito intuitivo e com diversas possibilidades de customização, é possível categorizar as tarefas, acompanhar prazos, marcar pessoas, etc.

Se você quer ainda mais comunicação entre a equipe, entregas e deadlines, o Slack pode ser sua resposta. Nele você consegue integrar seu Google Calendar, o próprio Trello, o Google Docs (além de muitas outras APIs), e ainda por cima, todo o histórico de conversa fica salvo, o que ajuda na contextualização de novas pessoas no projeto.

Eu não dispenso uma boa e velha planilha de Excel (assim como uma agenda offline). Altamente customizável, você pode manter controle das informações e prazos principais. É também um ótimo jeito de manipular dados. Foi no Excel que eu criei algo que chamo de Doability Index, um dashboard que me indica quais são as ações prioritárias, considerando a complexidade de execução, tempo de entrega, custo e impacto. De acordo com uma escala estabelecida por mim e minha equipe, classificamos as ações e o algoritmo mostra qual tarefa deve ser priorizada.  

Também gosto muito de kanbans: esquemas bem visuais do planejamento do projeto, pra isso uso post-its coloridos em uma parede. Independente da ferramenta você escolher, o real segredo é o uso constante. Não adianta nada montar um board maravilhoso no Trello e não usar.