Os segredos de gestão do tempo são essenciais para o sucesso de consultorias de marketing. Os consultores de marketing trabalham sobre uma linha tênue para caminhar entre criatividade e execução. Por um lado, devemos desenvolver continuamente ideias inovadoras que mantenham os clientes à frente dos concorrentes. Por outro lado, também devemos ser altamente eficientes na implementação de campanhas e programas

Felizmente, a tecnologia está aqui para ajudar. Neste post, vamos dar algumas dicas sobre gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação, com o objetivo que eles possam se dividir entre esses dois lados que, embora sejam vistos como opostos, têm que ser trabalhados para se complementarem.

1) Examine estrategicamente o seu trabalho.

Antes de passar muito tempo no aspecto tecnológico deste artigo, vamos primeiro dar um passo pra trás e examinar o todo um pouco. Se você está no negócio há muito tempo, você provavelmente já tem um bom sentimento quanto o seu modelo de negócios. Mas você já parou para considerar especificamente a parte mais banal de como você trata e cobra seus clientes?

Para fazer isso, pegue um quadro branco, caderno ou seu notebook mesmo e liste seus clientes mais importantes, ou os que te rendem mais receita. Abaixo do nome de cada cliente, responda estas questões:

  • Qual é a natureza do meu relacionamento? (por hora, retentor fixo, por entrega, etc.)
  • Quais os serviços que presto dentro do escopo desse relacionamento?
  • Quanto eu costumo cobrar por cada serviço?
  • Algum desses serviços segue ciclos de produção semelhantes, independentemente do cliente? (ou seja, pitching, redação, escrita, edição, etc.)
  • Quais passos nos ciclos de produção são conhecidos por ter gargalos?
  • O que eu (ou outros na minha equipe) esquecemos regularmente de fazer?

Qual é o objetivo de fazer esse exercício: no contexto desta discussão, você estará preparando as bases para projetar fluxos de trabalho mais eficazes em seu sistema de gerenciamento de projetos. De uma perspectiva mais ampla, você também pode identificar novas oportunidades de upselling. O que funciona para um cliente geralmente funciona para vários outros (não todos). Saber como seu trabalho funciona é essencial para uma boa gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação

Um conteúdo interessante seria você ler: 9 dicas de produtividade de pessoas realmente ocupadas.

2) Divida seu trabalho em dois momentos.

Muitas vezes ouvimos especialistas comparando o marketing com um motor. Antes de ligar o motor do seu veículo, primeiro você deve colocar o tipo certo de combustível. À medida que seu carro leva te aonde você precisa ir, o tanque de combustível começa a se esgotar. A menos que você queira ficar encalhado em algum lugar, você deve recarregar continuamente o tanque antes de chegar chegar ao fim. E sempre é aconselhável ter um mecânico qualificado para executar diagnósticos e recomendar a manutenção preventiva contínua.

Como o motor do seu carro, o mecanismo de marketing do seu cliente depende de você para alimentá-lo. Conteúdo de qualidade, decisões sábias de SEO, design web amigável para dispositivos móveis e uma marca forte são apenas algumas das importantes responsabilidades que estão sempre em andamento. Tal como o mecânico, você também observa atentamente o desempenho revisando relatórios de tráfego, dados dos leads gerados, análise de e-mail, custos de aquisição. Você usa essas informações para recomendar novas iniciativas interessantes, com o objetivo de otimizar o desempenho.

Embora existam muitas partes que mudam, a maioria das tarefas geralmente se enquadra em uma das duas categorias: pontuais ou recorrentes. Fizemos já um post sobre por que você deve repensar a duração das tarefas.

Antes de começarmos com táticas de gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação, faça uma lista de suas tarefas que se repetem. À medida que você olha para os muitos serviços que você fornece, pode ser surpreendente ver quantos ocorrem de forma recorrente. A menos que você já esteja usando o software de gerenciamento de projetos, simplesmente lembrar de fazer essas tarefas no tempo pode ser uma dificuldade. Olhando para nossa própria lista de tarefas aqui da Polímatas, devo admitir que há muitas responsabilidades recorrentes, como:

Por mês

  • Desenvolver planos de conteúdo
  • Revisar e interpretar os relatórios de tráfego do site do Google Analytics
  • Revisar cobranças e faturas
  • Revisar e preparar os eventos
  • Verificar relatórios de análise de SEO

Semanal

  • Preparar as newsletters
  • Escrever e publicar artigos de blog
  • Produzir os eventos
  • Criar materiais gráficos para as redes sociais e site

Diariamente

  • Responder dúvidas dos visitantes
  • Fazer follow up dos interessados
  • Postar nas redes sociais

Identificar suas tarefas que se repetem é relativamente fácil. Mas e quanto a coisas menos previsíveis? Por exemplo, se você é um consultor de marketing digital, provavelmente ajudou um cliente a promover um ebook ou dois. À primeira vista, isso parece um compromisso pontual. Na realidade, embora o ebook específico seja novo, o processo geralmente segue um padrão semelhante. Passe o tempo listando as etapas que você costuma seguir para ajudar a colocar um material para download. Sua lista pode incluir:

  • Reunir conteúdo
  • Escrever
  • Pedir que o cliente revise
  • Criar o layout
  • Criar landing page e página de agradecimento
  • Criar sequência de automação de e-mails
  • Ativar integração de CRM para os leads
  • Aprovação final do cliente
  • Configurar o rastreamento de metas

Percorra esse processo para qualquer outro trabalho que exija um fluxo de trabalho de produção específico, mas não ocorre necessariamente dentro de um período de tempo previsível. Os exemplos podem incluir:

  • Desenhar um novo site
  • Promover um webinar
  • Desenhar uma nova campanha
  • Escrever uma postagem como guest post
  • Produzir um vídeo de treinamento
  • Implantar um novo sistema de CRM
  • Implementar um pacote de automação de marketing

3) Crie padronização com tecnologia.

Agora que você documentou como seu tempo é gasto, a diversão vai começar. Um sistema como CRM ou um sistema de agendamento pode ajudar a criar padronização do trabalho, ao mesmo tempo em que reduz a sua propensão para o esquecimento.

Dica: 3 extensões do Chrome para te ajudar com Vendas

A maioria dos seus clientes prefere ser cobrada mensalmente. No entanto, você tem alguns no faturamento quinzenal. Com tudo mais na sua lista de tarefas, manter essas datas organizadas é mais desafiador do que parece. Esquecer de faturar um cliente não é apenas ruim para o seu fluxo de caixa, mas também envia a mensagem errada sobre suas habilidades de gerenciamento de projetos. Se você ainda não pode enviar uma fatura na hora, como você pode confiar em outros assuntos mais importantes?

Automatize o faturamento do cliente configurando tarefas repetidas em seu sistema de gerenciamento de projetos. Para os clientes em uma programação mensal, você pode simplesmente configurar uma única tarefa recorrente (para evitar desordens de tarefas desnecessárias).

Agora, vamos cuidar do seu punhado de clientes que preferem o faturamento bi-semanal. Defina a tarefa para ocorrer pela primeira vez na próxima data de vencimento e selecione uma programação de repetição “de duas em duas semanas” no seu sistema de calendário ou de cobranças.

Ao automatizar suas tarefas repetidas, é provável que você encontre novas horas na sua agenda. Reinvide parte desse tempo para construir operações mais escaláveis para sua empresa.

Recordando o exemplo do ebook, discutimos como a produção de tal material segue um processo específico e previsível (reunir conteúdo, editar cópia, projetar layout, etc.). Independentemente do tema do ebook, essas etapas devem ser seguidas todas as vezes. Por consequência, faz sentido criar um conjunto de atividades para servir de modelo para seus marcos ou pipelines do projeto.

Uma vez criado, o conjunto de atividades pode ser aplicado a todos os futuros whitepapers que sua equipe produz. Em vez de perder tempo para descobrir o que acontece a seguir, todos os seus passos estão claramente definidos com um único clique.

4) Comprometa-se a uma vida de trabalho disciplinada.

Como consultor de marketing e comunicação, você é um especialista em fazer malabarismos com muitas coisas ao mesmo tempo. Reuniões de clientes, telefonemas, e-mails e webinars são apenas algumas das muitas prioridades em sua jornada de trabalho ocupada.

Sem uma abordagem disciplinada, pode ser fácil ficar muito sobrecarregado. Afinal, seus clientes contam com seus conhecimentos de polímata para crescerem seus negócios. Para fornecer conselhos prudentes e oportunos, os profissionais de marketing devem possuir habilidades de priorização de nível especializado.

Como você consegue isso para o seu negócio de consultoria? Digitar sua lista de tarefas (conforme descrito nas três etapas anteriores) é um ótimo primeiro passo para dar. Ao contrário de notas manuscritas ou mesmo de uma planilha no Excel, um sistema de gerenciamento de projetos ajuda você a visualizar sua carga de trabalho diária. Ao atribuir datas de vencimento para si mesmo, suas tarefas podem ser ordenadas automaticamente por data de vencimento ou prioridade.

É importante notar que qualquer lista de tarefas (seja digital ou no papel) é tão boa quanto o que você faz com isso. A falta de verificação periódica fará com que você apenas se sinta mais pra trás.

Para evitar esta situação, defina como objetivo verificar sua lista de tarefas pelo menos diariamente (de preferência pela manhã). Identifique o que deve ser feito hoje; qualquer outra coisa pode acontecer como uma segunda prioridade (ou ser postergada para uma data posterior). À medida que você completa as tarefas, certifique-se de as marcar como “feitas” no seu software de gerenciamento de projetos. Este passo é particularmente importante para a repetição de tarefas, de modo a garantir que as futuras tarefas sejam criadas pelo sistema, caso ele crie automaticamente – muitos sistemas de gerenciamento de tarefas fazem essa automação quando definida pelo usuário: a tarefa reaparece quando você marca como feita, apenas com uma nova data.

5) Delegue primeiro, sempre que possível.

Seja gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação ou para qualquer outra profissão, uma tarefa ociosa representa uma oportunidade perdida – especialmente se envolve trabalho que requer colaboração em grupo. Ao enfrentar uma lista de tarefas com uma dúzia ou mais, dê preferência àquelas que podem ser delegados.

Por exemplo, digamos que sua lista de tarefas está cheia de (entre outras coisas) ideias de infográficos para clientes. Embora você não seja a pessoa que vai desenhar os gráficos, cada conceito requer sua atenção. Antes que seu designer possa iniciar o trabalho, você deve primeiro analisar uma ideia, fornecer informações detalhadas e explicar sua visão geral. Fazer esse tipo de delegação não exige um investimento significativo do seu tempo. Mas com tudo mais em sua agenda, é natural deixá-lo para mais tarde. Infelizmente, ao fazer isso, seu designer estará ocioso, esperando suas ordens.

Se você lida com isso, pode se interessante ler este artigo: Dicas práticas de como responder um briefing

Com um sistema de gerenciamento de projetos contínuos, você pode agilizar seu processo de delegação, aumentando assim como uma probabilidade de você realmente delegue as tarefas. A maioria dos sistemas de gestão de tarefas faz com que delegar seja tão fácil quanto atualizar o usuário “dono” da tarefa – apenas um campo pra mudar.

Claro, em dias caóticos, talvez não seja possível encontrar tempo para delegar. O estudo de gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação pode ter uma boa intenção, mas nem sempre é viável. Tudo bem. Apenas tenha certeza de deixar o tempo de delegação em seus dias “normais” (se existirem dias assim) e semper procurar coisas que podem ser delegadas para os outros. Assim, você vai manter os outros ocupados, melhorar a produtividade da sua equipe e tornar sua carga de trabalho muito mais leve e cheia de realizações.

6) Crie um senso de prestação de contas.

Mesmo os melhores planos são inúteis sem uma adequada prestação de contas. À medida que os dias e as semanas passam, você pode estar tentado a cair em suas rotinas antigas. Não deixe isso acontecer com você. Em vez disso, procure ajuda da tecnologia que possa servir como seu parceiro para isso.

Por exemplo, sistemas de gestão de tarefas podem te lembrar quando as tarefas importantes estão por vencer. Ao ter lembretes de tarefas, você pode garantir que nada escape de suas mãos. Uma reunião semanal ou mensal para repassar as tarefas e que uns lembrem os outros de prazos pode funcionar também.

Para você ter de forma mais fácil um relatório das responsabilidades dos outros, considere construir um dashboard com as responsabilidades atrasadas, separadas por nomes dos donos.

Do ponto de vista da big picture, também é aconselhável incorporar um processo de feedback em seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos. Nem todos os projetos são planejados, o que significa que provavelmente há lições valiosas para aprender.

Ao ler sua lista de projetos concluídos, considere estas questões.

  • Nós acabamos antes, depois ou no horário previsto?
  • O que causou o desvio de nosso plano original?
  • Haviam certas tarefas que seguraram o processo pra trás?
  • Os membros da equipe estão constantemente obstruindo as coisas?
  • Algumas tarefas podem ser mescladas em menos itens, criando assim menos confusão?
  • O cliente saiu satisfeito com o resultado?
  • Quanto tempo de inatividade foi atribuído aos atrasos de delegação?
  • No final do dia, este projeto foi lucrativo para nossos negócios?

Claro, uma retrospectiva em profundidade não faz sentido para cada produto de trabalho. Dependendo do modelo de sua empresa, pode ser melhor verificar ao acaso. Ou pode ter mais sentido rever projetos fechados em um determinado orçamento ou quantidade de horas ou mesmo a cada trimestre ou semestre. De qualquer forma, defina um processo para o seu negócio e fique com ele. Use essas informações para otimizar ainda mais as futuras decisões de trabalho e tecnologia.

Melhorando a gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação.

Melhor Gestão do Tempo = Clientes mais felizes. Os clientes não pagam apenas por pagar. Em vez disso, o objetivo de qualquer consultor de marketing e comunicação é oferecer mais valor do que o que o cliente paga. Aproveitar ao máximo cada minuto, hora e dia com um melhor gerenciamento de tempo assegurará que os clientes sempre o vejam como um fornecedor valioso.

Felizmente, a tecnologia continua a oferecer soluções inovadoras para até mesmo os mais difíceis desafios de produtividade. Tire um tempo para identificar regularmente seus gargalos, mapear fluxos de trabalho mais eficientes e implantar recursos de software que possam trazer sua visão à vida.

Se quiser entrar mais no assunto sobre produtividade, você pode curtir ler sobre os 10 mitos de produtividade que te impedem de ser mais eficiente.

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Produção Audiovisual na Prática

No curso Produção Audiovisual na Prática, vamos te mostrar a realidade atual e as tendências do mercado, como resolver os problemas que podemos encontrar pelo caminho, como achar o cliente certo e conquistá-los, além de técnicas de roteiro, brief, manuseio de equipamentos, como montar um orçamento e apresentar a proposta ideal de trabalho ao seu público.

Quem é o Professor

Gabriel Marchi é Filmmaker, Diretor Cinematográfico e Jornalista especializado em Produção e Mercado Audiovisual pela PUC PR. Formado em Direção de Fotografia pela AICTV – Academia Internacional de Cinema e Televisão, já criou vídeos dos mais diversos formatos, incluindo documentários, videoclipes, institucionais, filmes publicitários e web vídeos. Atende a demanda de audiovisual Brasil afora, incluindo Ministério da Saúde, History Channel, Orquestra Filarmônica de Curitiba, Shopping Pátio Batel, Shopping Estação, Hospital Vita, Britânia, Philco, diversas agências de publicidade e emissoras locais.

Conteúdo do Curso

Parte 1 – Mercado Audiovisual e onde habita

Parte 2 – Planejamento, orçamentos, roteiros, aluguel e locação de equipamentos

Parte 3 – Set de filmagem

Parte 4 – Luz, câmeram ação

Parte 5 – Criando portfólio

Do que Preciso?

✓ De um caderno, caneta, seu celular bem carregado e criatividade, muita criatividade.

Detalhes do Curso

Data – 05 a 09/11

Horário – 19h às 22h

Duração – 15 horas

Local – Aldeia

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Edição de Vídeo com Adobe Premiere

No curso Edição de Vídeo com Adobe Premiere, você vai aprender como editar vídeos na prática! O curso é totalmente voltado ao mercado de trabalho e aborda as principais etapas da montagem de um vídeo ou filme. Você vai aprender conceitos de edição, organização, técnicas profissionais de trabalho, edição, sonorização, efeitos até a exportação. Tudo isso sempre ligado a referências, exemplos reais e atividades práticas.

Quem é o Professor

Bruno Baltarejo é professor e coordenador dos cursos de audiovisual no portal TreinaWeb. Trabalha com edição e pós produção de filmes publicitários e cinema desde 2006. Instrutor com diversas certificações internacionais; Authorized Trainer DaVinci Resolve, Adobe Certified Instructor em After Effects, Premiere, Illustrator, Lightroom, Photoshop, Video Specialist.

Conteúdo do Curso

Parte 1 – Introdução ao software

Parte 2 – Diferentes exemplos práticos

Parte 3 – Técnicas de efeitos e truques

Parte 4 – Finalização de um projeto

Do que Preciso?

✓ Do seu notebook com o Adobe Premiere Pro instalado, de preferência na versão mais recente (pode ser a versão de teste).

Detalhes do Curso

Data – 22 e 23/09

Horário – 09h às 18h

Duração – 16 horas

Local – Aldeia

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Storytelling

Neste curso de Storytelling você aprender na prática o passo a passo para construir boas histórias. Seja para um livro, blog, podcast, TED Talks, redes sociais, apresentação de projetos e etc.

E há técnicas para isso. Desde as mais simples, que você consegue escrever num guardanapo, até as mais minuciosas, em que você gastará páginas e páginas de planejamento, montando cada detalhe da história com o cuidado para que ela nunca deixe de ser interessante.

Quem é o Professor

Ivan Mizanzuk é doutor em Tecnologia (UTFPR) e professor em cursos de Design, Arquitetura e Jornalismo em Curitiba-PR, além de escritor e podcaster. Autor dos livros “Existe Design?” e “Até o Fim da Queda” e host do podcast AntiCast desde 2011. Em 2015 lançou o Projeto Humanos, um dos poucos podcasts em formato storytelling no Brasil, mesmo formato de programas de grande sucesso nos EUA, como Serial, This American Life e Radiolab.

Conteúdo do Curso

Parte 1 – Elementos do arco narrativo; diferentes modelos e formatos

Parte 2 – Construção de personagens e criação de empatia

Parte 3 – Conceito: sua história sempre é maior do que ela conta

Parte 4 – Sucessão de eventos (fórmula Soren)

Parte 5 – Qual é o limite ético em se inventar histórias na publicidade?

Parte 6 – Exemplos e análise na prática

Detalhes do Curso

Data – 06/10

Horário – 10h às 18h

Duração – 7 horas

Local – Aldeia

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Adobe After Effects

O After Effects é um dos mais antigos softwares da Adobe, imbatível na área de composição para televisão, cinema e internet. É vastamente utilizado na criação de efeitos digitais, cartelas publicitárias, animações vetoriais, tipográficas, infográficos animados e MUITO mais. Este curso aborda uma visão geral deste prestigiado software, ideal para quem está iniciando o uso desta ferramenta. É apresentado a integração com os demais softwares Adobe, técnicas de composição, workflow de produção, animação, entre outros conceitos importantes voltados para a área de Motion Graphics e Efeitos Visuais.

Quem é o Professor

Bruno Baltarejo é professor e coordenador dos cursos de audiovisual no portal TreinaWeb. Trabalha com edição e pós produção de filmes publicitários e cinema desde 2006. Instrutor com diversas certificações  internacionais; Authorized Trainer DaVinci Resolve, Adobe Certified Instructor em After Effects, Premiere, Illustrator, Lightroom, Photoshop, Video Specialist.

Conteúdo do Curso

Parte 1 – Introdução ao After Effects

Parte 2 – Construção da imagem

Parte 3 – Animações na prática

Parte 4 – Efeitos visuais

Parte 5 – Animação de textos

Parte 6 – Introdução ao 2D e 3D

Do que Preciso?

✓ Do seu notebook com o Adobe After Effects instalado, de preferência na versão mais recente (pode ser a versão de teste).

Detalhes do Curso

Data – 20 e 21/10

Horário – 09h às 18h

Duração – 18 horas

Local – Aldeia

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Youtube Business

No curso YouTube Business, você aprende como montar seu canal, gerenciá-lo com qualidade, monetizá-lo e transformá-lo num negócio rentável. 

Além de entender como definir seu público específico, como começar um canal desde os primeiros passos, definir sua estratégia de conteúdo e linguagem, desenvolver relacionamentos com outros influenciadores e bombar a divulgação do seu canal, seja ele pessoal ou empresarial.

Quem é o Professor

Ricardo Almeida é cofundador da Coletive, aceleradora de canais do YouTube. Desde o início da sua carreira, trabalhou com canais gigantes do Brasil e do exterior, como PC Siqueira, Kéfera, NiceNienke, Gabriel O Pensador, Clara Aguilar e Tesão Piá e empresas como SEBRAE, Positivo e a própria Aldeia. É jornalista pós-graduado em Comunicação Audiovisual e diretor de produção.

Conteúdo do Curso

Parte 1 – Introdução ao YouTube

Parte 2 – Entendendo o mercado e como entrar nele

Parte 3 – Criando um canal de sucesso

Parte 4 – Analisando e otimizando seu canal

Parte 5 – Criando valor para o seu público

Detalhes do Curso

Data – 27/10

Horário – 09h às 18h

Duração – 9 horas

Local – Aldeia

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