Um dos pontos que as pessoas mais têm medo, principalmente quando vão organizar um evento pela primeira vez, é lidar com orçamento de eventos. Meu conselho é simples: planeje com antecedência, seja realista, se mantenha sempre com uma boa faixa de gordura no budget e implemente mecanismos de controle que funcionem pra você.
Desde o começo, tenha certeza de ter um orçamento realista com flexibilidade para tomada de decisões e contingências. Se você está fazendo um evento com fundos de terceiros ou patrocínio, não aborde o potencial patrocinador até você ter um orçamento claro em sua cabeça. Saiba: você precisará se convencer primeiro antes de convencer outros que seu evento é financeiramente viável.

Preparando seu orçamento.

Fazer orçamento de eventos é basicamente a projeção de todas as entradas e saídas relacionadas ao desenvolvimento e entrega de seu evento. Para ajudar a gerenciar as finanças de seu evento de forma eficiente, é interessante ter um “orçamento ao vivo” do seu evento, ou seja, um lugar que você tenha em tempo real o status real dele. Não tenha partes do seu budget espalhadas em arquivos e plataformas diferentes. Tenha um lugar central; se é sua primeira vez organizando um evento, pode ser uma planilha Excel ou Google.

Talvez você possa se interessar: 12 perguntas quando for planejar um evento.

Dicas para lidar com orçamentos de eventos.

1 – Você nunca vai planejar planos de contigência o suficiente; ainda assim, se esforce.
2 – Apresente seu orçamento de forma clara para que seja fácil de ser lido e interpretado. Mantenha marcações claras.
3 – Seja realista. Não inclua fontes de receita que sejam improváveis de acontecer. Se incluí-las fizer sentido, você tem que marcar.
4 – Cada e todo item das receitas e despesas devem estar anotados.
5 – Seja conservador com as entradas de vendas de ingressos. Quando entrar nesse mérito, certifique-se que você tem o número de ingressos que você tem que vender para atingir a receita esperada.
6 – É importante que você tenha registro do valor de qualquer parceria de permuta/in-kind.
7 – Tenha sempre um back up do seu budget, assim como registro de versões mais antigas (marcando elas assim).

Mecanismos para você controlar orçamentos de eventos.

Tão importante, ou até mais importante, que montar um bom orçamento, é saber monitorá-lo para que você não perca o controle da situação. Existem “mecanismos” que você pode armar para não deixar a situação correr.

Veja meu ebook “Organizando Eventos do Começo ao Fim”

1) Tenha um responsável.

Tenha uma pessoa apenas que é a responsável final por atualizar e manter o orçamento final. Se outros da equipe têm autoridade sobre elementos dele, tenha mecanismos de controle e que eles concordem com o nível de disponibilidade orçamentária disponíveis para eles. Mas, em última instância, principalmente toda saída tem que ser autorizada por uma pessoa (repare no uso do singular aqui).

2) Crie pedidos e ordens de compra.

Sempre que possível, trabalhe com pedidos de compra. Para simplificar, pode ser um email num formato específico para que a área financeira consiga olhar, autorizar e atualizar o budget. Não deixe que sua equipe compre itens à vontade. Numa hipótese necessária, libere uma quantia X de dinheiro para ser usada pontualmente, por exemplo, compra de publicidade, para também não restringir a área a ter que fazer uma solicitação a cada saída.

Não vou conseguir estressar isto o suficiente: tenha cópias, back ups e registro de versões do seu documento, preferencialmente comentando cada alteração.

3) Tenha e atualize sua projeção de caixa.

Mantenha um registro de projeções futuras e esteja constantemente supervisionando para possíveis alterações. Eventos têm destas: eles podem mudar de cenário rapidamente. Uma falta repentina de dinheiro pode muito bem trazer abaixo toda sua operação e colocar toda a equipe sob pressão desncessária.

Se sente mais confiante para lidar com orçamento de eventos?

Este artigo apenas cobriu a superfície. Quando se fala de finanças, todo cuidado é pouco e, sendo uma área basicamente que responde pelas operações, tudo pode acontecer. Por isso, eu recomendo você ter uma pessoa que já tenha facilidade com números, papeis e memória boa (o que não é o meu caso, por isso eu tomo o dobro de atenção).
Você já passou por alguma situação difícil quando se fala de finanças? Fiz um post sobre o que ter no planejamento do seu evento, cobrindo também uns preparos iniciais sobre a parte orçamentária.

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Produção Audiovisual na Prática

No curso Produção Audiovisual na Prática, vamos te mostrar a realidade atual e as tendências do mercado, como resolver os problemas que podemos encontrar pelo caminho, como achar o cliente certo e conquistá-los, além de técnicas de roteiro, brief, manuseio de equipamentos, como montar um orçamento e apresentar a proposta ideal de trabalho ao seu público.

Quem é o Professor

Gabriel Marchi é Filmmaker, Diretor Cinematográfico e Jornalista especializado em Produção e Mercado Audiovisual pela PUC PR. Formado em Direção de Fotografia pela AICTV – Academia Internacional de Cinema e Televisão, já criou vídeos dos mais diversos formatos, incluindo documentários, videoclipes, institucionais, filmes publicitários e web vídeos. Atende a demanda de audiovisual Brasil afora, incluindo Ministério da Saúde, History Channel, Orquestra Filarmônica de Curitiba, Shopping Pátio Batel, Shopping Estação, Hospital Vita, Britânia, Philco, diversas agências de publicidade e emissoras locais.

Conteúdo do Curso

Parte 1 – Mercado Audiovisual e onde habita

Parte 2 – Planejamento, orçamentos, roteiros, aluguel e locação de equipamentos

Parte 3 – Set de filmagem

Parte 4 – Luz, câmeram ação

Parte 5 – Criando portfólio

Do que Preciso?

✓ De um caderno, caneta, seu celular bem carregado e criatividade, muita criatividade.

Detalhes do Curso

Data – 05 a 09/11

Horário – 19h às 22h

Duração – 15 horas

Local – Aldeia

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Edição de Vídeo com Adobe Premiere

No curso Edição de Vídeo com Adobe Premiere, você vai aprender como editar vídeos na prática! O curso é totalmente voltado ao mercado de trabalho e aborda as principais etapas da montagem de um vídeo ou filme. Você vai aprender conceitos de edição, organização, técnicas profissionais de trabalho, edição, sonorização, efeitos até a exportação. Tudo isso sempre ligado a referências, exemplos reais e atividades práticas.

Quem é o Professor

Bruno Baltarejo é professor e coordenador dos cursos de audiovisual no portal TreinaWeb. Trabalha com edição e pós produção de filmes publicitários e cinema desde 2006. Instrutor com diversas certificações internacionais; Authorized Trainer DaVinci Resolve, Adobe Certified Instructor em After Effects, Premiere, Illustrator, Lightroom, Photoshop, Video Specialist.

Conteúdo do Curso

Parte 1 – Introdução ao software

Parte 2 – Diferentes exemplos práticos

Parte 3 – Técnicas de efeitos e truques

Parte 4 – Finalização de um projeto

Do que Preciso?

✓ Do seu notebook com o Adobe Premiere Pro instalado, de preferência na versão mais recente (pode ser a versão de teste).

Detalhes do Curso

Data – 22 e 23/09

Horário – 09h às 18h

Duração – 16 horas

Local – Aldeia

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Storytelling

Neste curso de Storytelling você aprender na prática o passo a passo para construir boas histórias. Seja para um livro, blog, podcast, TED Talks, redes sociais, apresentação de projetos e etc.

E há técnicas para isso. Desde as mais simples, que você consegue escrever num guardanapo, até as mais minuciosas, em que você gastará páginas e páginas de planejamento, montando cada detalhe da história com o cuidado para que ela nunca deixe de ser interessante.

Quem é o Professor

Ivan Mizanzuk é doutor em Tecnologia (UTFPR) e professor em cursos de Design, Arquitetura e Jornalismo em Curitiba-PR, além de escritor e podcaster. Autor dos livros “Existe Design?” e “Até o Fim da Queda” e host do podcast AntiCast desde 2011. Em 2015 lançou o Projeto Humanos, um dos poucos podcasts em formato storytelling no Brasil, mesmo formato de programas de grande sucesso nos EUA, como Serial, This American Life e Radiolab.

Conteúdo do Curso

Parte 1 – Elementos do arco narrativo; diferentes modelos e formatos

Parte 2 – Construção de personagens e criação de empatia

Parte 3 – Conceito: sua história sempre é maior do que ela conta

Parte 4 – Sucessão de eventos (fórmula Soren)

Parte 5 – Qual é o limite ético em se inventar histórias na publicidade?

Parte 6 – Exemplos e análise na prática

Detalhes do Curso

Data – 06/10

Horário – 10h às 18h

Duração – 7 horas

Local – Aldeia

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Adobe After Effects

O After Effects é um dos mais antigos softwares da Adobe, imbatível na área de composição para televisão, cinema e internet. É vastamente utilizado na criação de efeitos digitais, cartelas publicitárias, animações vetoriais, tipográficas, infográficos animados e MUITO mais. Este curso aborda uma visão geral deste prestigiado software, ideal para quem está iniciando o uso desta ferramenta. É apresentado a integração com os demais softwares Adobe, técnicas de composição, workflow de produção, animação, entre outros conceitos importantes voltados para a área de Motion Graphics e Efeitos Visuais.

Quem é o Professor

Bruno Baltarejo é professor e coordenador dos cursos de audiovisual no portal TreinaWeb. Trabalha com edição e pós produção de filmes publicitários e cinema desde 2006. Instrutor com diversas certificações  internacionais; Authorized Trainer DaVinci Resolve, Adobe Certified Instructor em After Effects, Premiere, Illustrator, Lightroom, Photoshop, Video Specialist.

Conteúdo do Curso

Parte 1 – Introdução ao After Effects

Parte 2 – Construção da imagem

Parte 3 – Animações na prática

Parte 4 – Efeitos visuais

Parte 5 – Animação de textos

Parte 6 – Introdução ao 2D e 3D

Do que Preciso?

✓ Do seu notebook com o Adobe After Effects instalado, de preferência na versão mais recente (pode ser a versão de teste).

Detalhes do Curso

Data – 20 e 21/10

Horário – 09h às 18h

Duração – 18 horas

Local – Aldeia

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Youtube Business

No curso YouTube Business, você aprende como montar seu canal, gerenciá-lo com qualidade, monetizá-lo e transformá-lo num negócio rentável. 

Além de entender como definir seu público específico, como começar um canal desde os primeiros passos, definir sua estratégia de conteúdo e linguagem, desenvolver relacionamentos com outros influenciadores e bombar a divulgação do seu canal, seja ele pessoal ou empresarial.

Quem é o Professor

Ricardo Almeida é cofundador da Coletive, aceleradora de canais do YouTube. Desde o início da sua carreira, trabalhou com canais gigantes do Brasil e do exterior, como PC Siqueira, Kéfera, NiceNienke, Gabriel O Pensador, Clara Aguilar e Tesão Piá e empresas como SEBRAE, Positivo e a própria Aldeia. É jornalista pós-graduado em Comunicação Audiovisual e diretor de produção.

Conteúdo do Curso

Parte 1 – Introdução ao YouTube

Parte 2 – Entendendo o mercado e como entrar nele

Parte 3 – Criando um canal de sucesso

Parte 4 – Analisando e otimizando seu canal

Parte 5 – Criando valor para o seu público

Detalhes do Curso

Data – 27/10

Horário – 09h às 18h

Duração – 9 horas

Local – Aldeia

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