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9 dicas do Google para apavorar usando seu e-mail

Na última semana foi lançado o livro How Google Works, cheio de sabedoria à la Google. Nele, o executivo e ex-CEO Eric Schmidt e o antigo Vice-Presidente Sênior de Produtos Products Jonathan Rosenberg compartilham nove regras superinteressantes para quem quer potencializar o uso do e-mail (ou do Gmail) profissionalmente. São elas:

1. Responda rapidamente

Tem gente que sempre responde e-mals rapidamente e tem gente que não. Tente fazer parte do primeiro grupo. A maioria das melhores – e mais ocupadas – pessoas tratam dos e-mails delas logo de cara. Ser responsivo assim faz com que as pessoas te vejam de forma positiva e te incluam em discussões e decisões importantes. E ser responsivo com todo mundo reforça uma cultura do horizontalismo e da acessibilidade (as respostas podem ser bem curtinhas, tipo “entendi!”)

2. Seja direto

Quando você escreve um e-mail, cada palavra importa. Enrolação, não. Vá direto ao ponto. Se você está descrevendo um problema, defina-o claramente. Fazer as coisas bem requer mais tempo, não menos. Talvez você precise escrever um rascunho para depois eliminar as palavras e partes que não são necessárias. Pense no que a escritora Elmore Leonard respondeu quando perguntaram a razão do sucesso dela: “Eu tiro as partes que as pessoas vão pular”. A maioria dos e-mails tem partes puláveis.

3. Limpe sua caixa de entrada constantemente

Todo o tempo que você gasta pensando em qual e-mail você vai responder é um desperdício. E o mesmo vale para o tempo que você perde lendo coisas que já leu (e não resolveu).

Quando você abre o e-mail, você tem algumas opções: ler o suficiente pra ver que não precisa dele, ler a fazer algo a respeito na hora, ler e fazer algo a respeito depois ou ler depois (quando vale a pena ler, mas é grande demais e não é urgente). Escolha uma dessas opções na hora, dando preferência para as duas primeiras. Se você leu algo e já sabe o que precisa ser feito, faça de uma vez. Senão é bem provável que você vá ter que reler aquilo e perder tempo.

Se você seguir esse processo bem, sua caixa de entrada vai virar uma to-do list só para os assuntos mais complexos, coisas que requerem mais reflexão (marque esse e-mails com a tag “fazer!” ou com estrela), contendo só algumas mensagens não lidas das quais você pode cuidar depois.

Para garantir que você não simplesmente transfira esses e-mails de uma pasta para outra, zere-os todos os dias. Zerar é o objetivo, mas ter menos de cinco já é bem bom. Caso contrário você vai demorar muito tentando escolher qual dos itens resolver primeiro.

4. Comece do último para o primeiro

Às vezes as questões mais antigas já foram resolvidas por outra pessoa.

5. Replique

Lembre-se: você é um replicador. Quando você recebe uma informação boa, pense em quem mais pode aproveitá-la. No fim do dia, passe pelos seus e-mails e verifique se você encaminhou tudo que deveria para quem pode aproveitar.

6. Use o “com cópia oculta” direito

Na maioria das vezes em que você usa o “com cópia oculta”, é para esconder alguém, o que pode ser bastante contra-indicado e perigoso, especialmente se existe uma cultura de transparência na empresa. Quando é esse o motivo, copie a pessoa normalmente ou nem copie. A única situação em que é recomendável usar o cco é quando você quer tirar alguém de uma sequência de e-mails. Quando você “responder a todos” numa série de e-mails, mova as pessoas que já não são relevantes para o campo cco, e escreva no texto que você fez isso. Elas vão ficar aliviadas de ter uma mensagem irrelevante a menos na caixa delas.

7. Não grite

Se você precisar gritar, faça isso pessoalmente. É FÁCIL DEMAIS FAZER ISSO NA INTERNET.

8. Facilite o monitoramento de pedidos

Quando você manda um e-mail para alguém com alguma ação que você quer rastrear depois, se coloque em cópia e marque com a etiqueta “acompanhar”. Isso facilita para você encontrar e seguir o que ainda não foi feito: é só reenviar a mensagem original com a introdução “isso já foi feito?”

9. Se ajude a encontrar as coisas

Se você recebe algo que acha que vai precisar lembrar ou rever depois, encaminhe pra si mesmo com algumas palavras-chave que descrevam o conteúdo. Pense consigo mesmo e descubra como você vai buscar aquilo mais tarde. Assim, quando você fizer essa pesquisa no futuro, provavelmente vai usar os mesmo termos.

Gostou das dicas? Esse post foi traduzido e adaptado desse artigo da Time, que se baseou no livro How Google Works, de Eric Schmidt e Jonathan Rosenberg, com Alan Eagle.

7 maneiras de conseguir a atenção de alguém

Seu sucesso a longo prazo depende da sua habilidade de ganhar a atenção das pessoas. Se o seu chefe não notar o seu trabalho, como você vai ganhar uma promoção? Se o seu time não te escutar, como você vai liderar? E se você não conseguir a atenção dos seus clientes, como sua carreia e seu negócio vão sobreviver? Há quem diga que a atenção é a coisa mais valiosa que alguém pode te dar. Mais valiosa que dinheiro, posses ou coisas.

Ben Parr passou anos estudando a ciência de cativar os outros e, depois de dois anos navegando pela psicologia, neurologia, economia e sociologia e entrevistar dezenas de pesquisadores, ele aprendeu que existem 7 gatilhos para ganhar a atenção dos outros:

1. Automaticidade

Se alguém disparar uma arma, você vai virar a cabeça, certo? Incentivos sensoriais como esse captam a nossa atenção automaticamente. É um mecanismo de segurança e sobrevivência que nos ajuda a reagir mais rápido do que o nosso cérebro consegue pensar. Não é que você deva falar mais alto que todos ou usar roupas chamativas. Pense em maneiras mais sutis de brincar com os instintos das pessoas e capturar a atenção delas. Por exemplo, experimente dar a um possível cliente uma xícara de café ou chá. Estudos já comprovaram que expor alguém a esse tipo de calor e gentileza faz com que ele fique mais amigável.

2. Enquadramento

Nossa visão de mundo é moldada pelas nossas experiências pessoais, sociais e biológicas. Esses enquadramentos nos levam a prestar atenção em algumas ideias e ignorar outras completamente. Para contornar isso, você pode ou se adaptar à visão do mundo da sua audiência ou mudá-la. Uma técnica para isso é a repetição. Um estudo clássico dos anos 70 descobriu que expor as pessoas à mesma declaração repetidamente faz com que elas comecem a acreditar que é verdade. Então não tenha medo de repetir uma mensagem se você quer que ela seja absorvida.

3. Ruptura

Nós prestamos muita atenção naquilo que quebra as nossas expectativas. Isso porque temos uma necessidade natural de descobrir se aquilo é uma ameaça ou algo positivo. Ou seja, quanto mais disruptivo algo for, mais interessante se torna. Para conseguir a atenção dos seus clientes, colegas e chefes, tente supreendê-los de forma positiva: pergunte algo inesperado, bata um deadline curto, convide-os para fazer uma caminhada ao invés de tomar café.

4. Recompensa

Antecipação e motivação são os combustíveis para os nossos desejos de comida, dinheiro, sexo ou recompensas como auto-satisfação e senso de propósito. A perspectiva de ter ou sentir alguma dessas coisas nos faz prestar atenção. Se você for um gerente, por exemplo, precisa saber quais incentivos têm mais apelo para os seus funcionários. Recompensas que podemos tocar, experimentar ou mesmo apenas visualizar têm um impacto enorme na nossa atenção. Por exemplo, se você vai oferecer um passeio para o seu time no final de um grande projeto, não se limite a descrevê-lo para eles. Mostre fotos e faça-os salivar.

5. Reputação

Consumidores frequentemente classificam experts como pessoas mais confiáveis que CEOs ou celebridades. Isso porque o centro de tomada de decisão do nosso cérebro desacelera ou mesmo desliga quando está recebendo conselhos de um expert. Então especialmente se você está tentando capturar a atenção de pessoas que não te conhecem, sinta-se livre para usar sua credenciais, mostrar sua experiência e citar outras pessoas que entendem mais do tópico em questão.

6. Mistério

Já parou pra pensar por que você não consegue largar um bom livro ou parar de ver algumas séries? A nossa memória é programada para lembrar de histórias e tarefas incompletas. Tem até um nome científico pra isso: Efeito Zeigarnik, nomeado para homenagear o psicólogo que o descobriu. Nós também tendemos a não gostar da incerteza e tentamos ativamente reduzi-la tanto quanto possível. E você pode usar isso a seu favor. Digamos que você está numa reunião com um cliente em potencial e quer que ele volte para uma segunda reunião. Conte uma história ou se dê uma tarefa que você vai completar quando isso acontecer. A necessidade de “completar” aquilo vai prevalecer na pessoa, e você vai conseguir a atenção dela.

7. Reconhecimento

O antropologista Thomas de Zengotita acredita que o reconhecimento – nosso desejo de validação e empatia dos outros – é uma das nossas maiores necessidades. “Todos os mamíferos querem atenção”, diz. “Mas só os seres humanos precisam de reconhecimento”. A chave para isso é um sentimento de pertencimento a uma comunidade com a qual nos importamos. Crie esse sentimento nas pessoas e elas vão te dar atenção.

Gostou desse post? Nós traduzimos e adaptamos daqui.

“Seja marcante”, “roube ideias” e outros ensinamentos de Seth Godin

Seth Godin é um mito. Com mais de duas décadas de empreendedorismo, 18 livros publicados, traduções para mais de 35 idiomas, 6 TED Talks e diversas outras contribuições, ele é o cara que percebe verdades escondidas e faz a gente falar “por que eu não pensei isso?!”

Aqui estão algumas das pílulas de sabedoria que dá pra tirar da obra dele:

Seja marcante.

Esse insight veio do livro Purple Cow (Vaca Roxa, em tradução livre) e é bem simples, na verdade. Se você apenas se mistura, você não é notado. Você só vai se destacar mesmo quando foi verdadeiramente marcante. E claro que você não quer passar batido.
Esse é um filtro poderoso quando se questiona o valor do que o seu negócio faz. Vocês são realmente marcantes? Ou estão seguindo o rebanho e fazendo o que todos estão fazendo? São só mais uma vaca marrom ou fazem as pessoas repararem que você são vacas roxas?

Arriscar é seguro e ficar na zona de conforto é arriscado

Um paradoxo poderoso. Quanto mais você ficar na zona de conforto (na vida, de forma geral), mais você está arriscando, na verdade. Quando você fica só no que é seguro, você está indo em direção à irrelevância e à redundância. O oposto também vale. Quando você corre riscos (calculados, claro), você está sendo bem mais cauteloso do que imagina. Esses riscos que você corre te ajudam a tomar as rédeas do seu futuro, do seu destino. Quando você faz o que ninguém mais está fazendo, você de destaca e se torna mais desejável. As pessoas vão querer trabalhar com você e vão apoiar a sua visão alternativa do mundo.

Nunca use mais que 6 palavras no mesmo slide do PowerPoint (se é que você usa o PowerPoint)

O livro Really Bad PowerPoint ensina como parar de ler slides e confundir a nossa audiência e, ao invés disso, focar na mensagem que queremos passar usando imagens carregadas de emoção para alcançar o impacto desejado. Melhor ainda: largue os apoios visuais. Se você realmente manja do que está falando, você vai conseguir falar de coração e convencer a audiência a agir. Mas se você ainda não está preparado para esse nível, pelo menos não use o PowerPoint como teleprompter. Se nem você lembrar o que precisa dizer, como é que a audiência vai te levar a sério?

Torne-se indispensável

Se você não é indispensável, você é substituível. Simplesmente fazer o seu trabalho não é o suficiente. E para fazer isso, você precisa produzir interações com que as empresas e as pessoas se importem profudamente. Pessoas assim fazem as coisas acontecerem e se tornam líderes independente do título que seus cargos levam. As pessoas só conseguem causar impactos significativos no mundo e nas empresas onde trabalham quando mudam a forma de pensar, se tornam indispensáveis e fazem mais que o mínimo necessário.

Roube ideias

O Seth Godin quer que você roube ideias! “Por favor não roube meu carro. Se você for embora com ele, eu não vou mais tê-lo, e isso vai ser bem chato. Por favor não roube minha identidade e minha reputação também. Ao usá-las, você vai estragar coisas que me pertencem. Mas as minhas ideias? Por favor, faça a gentileza de roubá-las de mim! O pensamento gerado pela economia atual de “o que não é seu é meu” fez a gente ter uma percepção errada sobre ideias. Se todo mundo da cidade pegar algumas amostras grátis do que eu faço, vou falir. Mas se todo mundo pegar uma amostra das minhas ideias, todos vamos ficar mais ricos”, diz.

Muito bom é chato

Porque é o esperado. Se você quer que suas ideias se espalhem, elas precisam ser incríveis, de cair o queixo e inesperadas. Se você criar coisas apenas muito boas, você vai ralar muito mais para fazer as pessoas compartilharem o que o que você criou.

Todo mundo no marketing conta histórias

O storytelling é uma ferramenta poderosa, porque é assim que nos comunicamos enquanto seres humanos. Um marketing realmente bom começa por contar uma boa história do produto, serviço ou marca. Quando a história é ruim ou não parece autêntica, a gente se sente enganado. A história precisa estar em sintonia com a essência da marca. Quando está, ela se torna poderosa.

Post traduzido e adaptado da Inc.

7 coisas que te motivam no trabalho sem que você perceba

Você sabe dizer exatamente o que te motiva no trabalho? É o salário no fim do mês? O reconhecimento? O prazer de realizar projetos que você curte?

O economista comportamental Dan Ariely deu uma palestra bem legal sobre isso no TEDxRiodelaPlata. “A gente realmente tem essa visão incrivelmente simplista do porquê as pessoas trabalham e de como é o mercado de trabalho”, diz.
Mas parece que o buraco é mais embaixo. Adam explica que quando você presta mais atenção no modo como as pessoas trabalham, você percebe que existe muito mais em jogo que o dinheiro. Nessa palestra, ele usa vários estudos conduzidos por ele e por outros profissionais para listar 7 coisas que talvez te motivem no trabalho e você nem perceba:

1. Ver os frutos do nosso trabalho pode nos fazer mais produtivos

O estudo: nesse estudo, conduzido na Universidade de Harvard, Dan pediu que dois grupos de participantes construíssem bonequinhos de Lego. Ambos recebiam cada vez menos para cada personagem construído: $3 para o primeiro, $2,70 para o segundo e assim por diante. Mas enquanto as criações de um grupo eram guardadas embaixo da mesa para serem desmontadas apenas no final do experimento, as do outro eram desmontadas assim que eram terminadas.

O resultado: o primeiro grupo fez 11 peças e o segundo fez sete.

A conclusão: mesmo que não tivesse muito significado, e mesmo que o primeiro grupo soubesse que suas peças seriam destruídas ao final do experimento, ver os resultados do trabalho mesmo que por um tempo curto melhorou dramaticamente a performance.

2. Quanto menos achamos que nosso trabalho é valorizado, mais dinheiro queremos para fazê-lo

O estudo: Dan deu a alguns estudantes do MIT um pedaço de papel com letras aleatórias e pediu que eles encontrassem pares de letras idênticas. A cada rodada, eles recebiam menos dinheiro do que na anterior. As pessoas do primeiro grupo escreveram seus nomes nas folhas e entregaram para o responsável, que olhou e aprovou antes de colocá-los em uma pilha. As pessoas do segundo grupo não escreveram seus nomes, e o responsável pelo experimento colocou as folhas em uma pilha sem olhar para os participantes. O trabalho das pessoas do terceiro grupo foi picado imediatamente após a conclusão.

O resultado: as pessoas cujo trabalho foi picado precisaram do dobro de dinheiro para continuar do que aquelas cujo trabalho foi reconhecido. O segundo grupo, cujo trabalho foi guardado, porém ignorado, quis quase tanto dinheiro quanto o grupo do trabalho destruído.

A conclusão: ignorar o trabalho de alguém é quase tão ruim quanto destruir seus esforços em frente a eles. Segundo Dan, “a notícia boa que é motivar mais não parece ser tão difícil. A notícias ruim é que eliminar totalmente a motivação é incrivelmente fácil, e se não pensamos nisso cuidadosamente, pode ser que motivemos demais”.

3. Quanto mais difícil o projeto, mais orgulho sentimos dele

O estudo: Dan deu papeis e instruções para os participantes construírem uma determinada forma de origami. Então perguntou para os que fizeram os origamis e aos que assistiram quanto eles pagariam pelo produto. Na segunda tentativa, Dan escondeu as instruções de alguns participantes, dificultando o processo e tornando os produtos menos bonitos.

O resultado: no primeiro experimento, as pessoas que fizeram os origamis quiseram pagar cinco vezes mais do que as que apenas assistiram e avaliaram. No segundo, a falta de instruções aumentou essa diferença: os “construtores” avaliaram que os produtos mais feios, porém fruto de um trabalho mais difícil, valiam mais do que os anteriores (mais fáceis e bonitos), enquanto os observadores avaliaram que valiam menos.

A conclusão: a avaliação do nosso próprio trabalho está diretamente atrelada ao esforço que fizemos. Além disso, nós erroneamente achamos que as outras pessoas vão avaliá-lo da mesma forma que nós.

4. Saber que seu trabalho ajuda outras pessoas pode inconscientemente aumentar a motivação

O estudo: num estudo divulgado pela New York Times Magazine, o psicólogo Adam Grant conduziu um estudo em um call canter de arrecadação de fundos na Universidade de Michigan no qual cada estudante que tivesse sido beneficiado com uma bolsa gerada com esses fundos falou com os profissionais do call center por 10 minutos.

O resultado: um mês depois, os profissionais passaram 142% mais tempo no telefone do que antes, e a receita aumentou 171%. No entanto, eles negaram que as visitas dos estudantes os tinham impactado.

A conclusão: “foi quase como se os sentimentos bons tivessem passado reto pela consciência cognitiva dos profissionais e ido direto para uma fonte mais subconsciente de motivação”, reportou o Times. “Eles estavam mais motivados a fazerem um bom trabalho, mesmo não sabendo apontar as razões para isso”

5. A promessa de ajudar outros nos deixa mais propensos a seguir as regras

O estudo: Adam conduziu outro estudo no qual colocou placas em pias de hospitais dizendo “Higiene manual previne que você pegue doenças” ou “Higiene manual previne que os pacientes peguem doenças”.

O resultado: médicos e enfermeiros usaram 45% mais sabonete nas estações com as placas que mencionavam os pacientes.

A conclusão: ajudar os outros atráves do que se chama “comportamento pró-social” nos motiva.

6. Ter nossas habilidades reconhecidas pode aumentar a performance

O estudo: universitários de Harvard deram discursos e fizerem entrevistas simuladas em que os entrevistadores ou acenavam e sorriam ou balançavam a cabeça, franziam as sobrancelhas e cruzavam os braços.

O resultado: os participantes do primeiro grupo mais tarde responderam várias questões numéricas mais corretamente que os do segundo grupo.

A conclusão: situações estressantes podem ser gerenciadas – tudo depende de como nos sentimos. Nos encontramos em um “estado de desafio” quando achamos que damos conta da tarefa (como o primeiro grupo); quando estamos em um “estado de ameaça”, por outro lado, a dificuldade da tarefa toma conta e nos desencorajamos. Ficamos mais motivados e nos damos melhor em um estado de desafio quando temos confiança em nossas habilidades.

7. Imagens que inspiram emoções positivas nos ajudam a focar

O estudo: pesquisadores da Universidade de Hiroshima pediram a alguns alunos para realizarem tarefas manuais antes e depois de olhar para imagens de animais filhotes ou adultos.

O resultado: a performance melhorou em ambos os casos, mas mais (10% de melhora) quando os participantes olharam para fotos de cachorrinhos e gatinhos pequenos.

A conclusão: os pesquisadores sugerem que a “fofura desencadeada” nos ajuda a delimitar o foco, melhorando nosso desempenho em uma tarefa que requer muita atenção.

E aí, se identificou? Quer ver a palestra completa? Confira aqui.

Fonte: blog.ted.com