Com a correria do dia a dia, pode ser difícil se manter organizado e focado naquilo que é preciso fazer. São ligações, clientes para atender e pequenas tarefas que, mesmo que não pareça, fazem a diferença no seu trabalho e atrapalham o andamento das coisas. A gente tem algumas dicas para você organizar o seu espaço de trabalho e as tarefas do dia. Olha só:
1. Coloque tudo no papel (ou na tela).
Fazer listas ou pequenas anotações do que você deve fazer te ajuda a evitar distrações e colocar prioridades nas suas tarefas. Pegue uma agenda, um bloco de anotações ou até mesmo um documento de texto ou encontre programas para computadores e celulares que permitam que você coloque as tarefas, de forma organizada, fora da sua cabeça. Só isso já vai te ajudar a se sentir mais organizado e produtivo.
2. Tire cinco minutos para checar o andamento das coisas.
No começo e final de cada dia, tire cinco minutinhos para organizar as tarefas do dia: o que você precisa fazer? O que conseguiu fazer naquele dia? Mantenha a sua lista de afazeres sempre em dia, para não esquecer nada e para não repetir coisas desnecessárias, que já foram feitas por você mesmo ou por outras pessoas.
3. Determine prazos.
Estipule datas de entrega e horários para si mesmo. Com isso, você pode organizar melhor o seu dia e definir quais atividades devem ser feitas por primeiro. Além das datas e horários, não esqueça de riscar ou anotar sempre que uma tarefa for terminada ou precise ser adiada. Assim você não corre o risco de deixar nada para trás ou, por exemplo, ir a uma reunião que foi cancelada – só porque esqueceu de anotar essa informação.
4. Pare de procrastinar.
Com os prazos e listas de tarefas definidas, foque no que você precisa fazer naquele momento. Permita um tempo de descanso entre uma atividade e outra, mas não durante o que estiver fazendo. Evite checar seu e-mail ou começar outras coisas durante o processo. Deixe ligações e reuniões para um horário específico do dia, a menos que seja completamente necessário – no caso de precisar atender telefonemas rápidos ou clientes. Ficar navegando na internet ou de olho nas redes sociais é uma distração, então não deixe que isso atrapalhe seu rendimento.
5. Coloque cada coisa em seu lugar.
É comum a gente perder tempo em coisas pequenas entre as tarefas, como ficar procurando itens que poderiam estar guardados nos lugares certos e fáceis de encontrar. Crie nichos para objetos, separe os materiais de escritório e arrume sua mesa de trabalho. E isso vale para documentos e outros papeis que você precisa manter em sua mesa. Encontre gavetas, pastas e outras formas de deixar tudo em ordem. Assim, você dedica mais tempo ao seu trabalho e menos procurando um grampeador ou o carregador do celular. Pode desapegar: deixe por perto apenas as coisas que são realmente úteis para o seu trabalho. Nada de acumular documentos, rascunhos, materiais que não têm mais utilidade. Separe um dia para deixar seu local de trabalho limpo e livre de objetos que possam acumular e bagunçar a sua organização.
6. Aproveite a tecnologia.
Para melhorar ainda mais a sua produtividade e se manter organizado, abuse da tecnologia e invista em sites e aplicativos que ajudam a controlar suas tarefas, criar agendas e organizar prazos. O site Tech Times listou alguns apps que podem te ajudar nessa missão para uma vida mais organizada.
Organização depende de disciplina, força de vontade e muito, mas muito, foco naquilo que você tem que fazer. Deixe as distrações de lado e, aplicando essas dicas, você vai conseguir ser ainda mais produtivo e não vai deixar nenhuma tarefa se perder.
E aí, curtiu? A gente se inspirou nesse post e nessa lista do site LifeHack.
Crises vêm e vão, e fugir nunca é a saída. Quando um problema aparece, seja de qual tamanho for, é importante encarar de frente, ter conhecimento para entender o que está acontecendo e jogo de cintura para encontrar a melhor solução. E com períodos de crise também não é diferente. Não adianta reclamar do país e se esconder, quando na verdade as atitudes para fazer a diferença podem partir de você. Se você também concorda que dar no pé não é a solução, dá uma olhada nessas dicas:
1. Não culpe a crise.
São as suas atitudes que fazem a diferença. É você é quem influencia o sucesso do seu negócio, muito mais do que a crise. Culpar a crise é fugir pela tangente, encontrar a saída mais fácil, em vez de agir para melhorar a situação. O economista Didier Sornette, especialista em situações de risco, fala um pouco sobre esses períodos de crise e como é possível prevê-los.
2. Não acredite na sua timeline.
Não confie em tudo que aparece nas redes sociais. Investigue, confie apenas em comunicados e sites oficiais ou que tenham credibilidade, pare e pense sobre o assunto. Coloque as situações em perspectiva e veja se os alardes ou informações fazem sentido em relação ao cenário que você trabalha. Converse com seus colegas, chefes e equipe para entender a situação e saber como se posicionar – a sua empresa pode, inclusive, acabar com boatos ou disseminar a informação correta e consistente. Períodos de crise sempre vão existir, mas lembre-se: as coisas nunca estão tão ruins quanto algumas pessoas gostam de fazer parecer.
3. Invente e experimente coisas novas no seu ambiente de trabalho.
As crises, apesar de preocupantes, são ótimos momentos para encontrar novas soluções, seja no emprego ou na sua própria empresa. Aproveite para se especializar ou colocar em prática novas formas de trabalho, um novo ritmo, interagir de maneira diferente com os colegas ou sugira opções de espaço e ambientes que se adequem às necessidades financeiras da sua empresa – como home office ou um coworking!
4. Seja receita, não custo.
Em época de crise, as empresas cortam custos e querer ver rendimento e ações que deem lucro. Coloque-se como um produtor de boas ideias, resultados e seja receita para sua empresa, ou posicione seu produto como uma fonte de lucro. Você pode se fazer presente em reuniões, workshops e eventos que sua empresa realiza. Coloque a cabeça para funcionar, faça sugestões e seja um funcionário – ou negócio – que vale a pena manter ou investir. Isso nos leva à última dica:
5. Invista em você.
É importante estar sempre atualizado, aprender e garantir bons resultados para o seu emprego ou empresa. Defina metas pessoais, procure cursos, treinamentos, aprenda novas metodologias de trabalho e não deixe a crise desanimar você. No Aldeia Lab a gente tem cursos com quem entende do assunto e pode transformar você em um expert em um monte de temas legais, melhorar suas habilidades e fazer a diferença no seu portfolio ou no seu negócio.
Os tempos de crise vão surgir, eventualmente. O que você deve fazer é estar preparado e tirar o melhor do seu trabalho e das oportunidades – boas e ruins – que podem aparecer nesse momento.
Por Ricardo Dória, fundador da Aldeia e professor do curso de Empreendedorismo Criativo
Nos últimos 5 anos, acabei me metendo em uma quantidade de projetos e ideias de empreendedorismo que não se conta mais nos dedos. Também tive a oportunidade de conversar com algumas centenas (juro!) de empreendedores nos mais variados estágios de projeto, desde ideias até negócios que receberam alguns milhões de investimento. O resultado disso foi um grande aprendizado (muitas vezes doloroso), 4 empresas operando lindamente e esses 3 antídotos que podem fechar seu corpo para o temido exú-anti-empreendedor.
Liberando o empreendedor produtivo
Desculpe a franqueza, mas uma ideia que habita somente sua cabeça ainda não vale nada. Sua ideia começa a valer alguma coisa quando começar a ganhar as ruas. Mas o processo de retirar uma ideia da cabeça e jogar nas ruas pode ser mais doloroso que se pensa. É comum, nessa hora, exercermos alguns tipos de autossabotagem que acabam por esfriar nossos sonhos mais legais.
A maioria dessas autossabotagens são mentiras psicológicas, que podem ser resolvidas com pequenos truques, ou “hacks” no seu cérebro. Compilei aqui as 3 principais autossabotagens que todo empreendedor se prega diariamente, e uma sugestão de antídoto.
1. Não sei exatamente por onde começar
Se você não sabe por onde começar, o negócio é esperar, certo? Errado. Se você ainda não entendeu exatamente os primeiros passos ou a complexidade do projeto, basta quebrar esse projeto em passos menores. Isso é infalível, mostra para sua mente o que precisa ser feito por primeiro e acaba tornando o projeto muito mais plausível de realizar. Daí, é só focar no próximo passo e uma hora você chega lá.
Quebrando em etapas, fica muito mais fácil e empolgante colocar uma ideia na rua.
2. O risco é muito grande
Se o projeto é legal, o risco é alto. Como todos somos humanos, ficar com medo e travar é comum. Grandes empreendedores sabem lidar com esse medo e têm grande habilidade em criar situações em que se pode testar uma ideia sem correr grandes riscos. Escolha a maior ameaça da sua ideia e tente testá-la sem gastar muito, de uma maneira bem melhor. Se o teste funcionar, o medo diminuí e a segurança aumenta.
3. Não tenho tempo
Numa vida tão cheia de tarefas, como colocar em prática um projeto tão ousado? Pois bem, como disse um grande amigo, “se tudo é importante, nada é importante”. É comum que nosso cérebro acabe buscando espaços de conforto, nos convencendo de que as atividades da nossa rotina precisam ser realizadas antes das atividades importantes. Com isso, acabamos vivendo uma vida igual ao do cara do filme Click!. Se você não quer isso para você, basta colocar no papel todas as suas atividades (inclusive aquelas que ainda não deu tempo) e definir quais delas vão dar mais resultado na sua vida. Nessa hora, o cérebro preguiçoso dá espaço para um cérebro racional que vai ter que escolher. Depois de escolhido, é contigo! Lembre-se que as pessoas mais legais que você já conheceu faziam isso instintivamente.
A vida não vale a pena no piloto automático.
Curtiu? Esse post foi escrito pelo Ricardo Dória, professor do Curso de Empreendedorismo Criativo do Aldeia Lab. Se quiser aprofundar o que você leu aqui e aprender mais um monte de coisas que precisa saber para colocar em prática a sua ideia de negócio, dá uma olhada no que preparamos para o curso.
Steve King é um dos maiores estudiosos de coworking no mundo e semana passada, na Global Coworking Unconference Conference (GCUC), ele lançou uma previsão gigante para o cenário do coworking em 2018: segundo ele, até lá haverá 1 milhão de pessoas trabalhando em coworkings ao redor do mundo.
Isso porque o número de espaços tem crescido rapidamente nos últimos 5 anos, praticamente dobrando a cada ano. Aqui no Brasil não é diferente, como mostrou o Censo Coworking 2015.
Segundo ele, esse crescimento está desacelerando, mas mesmo assim espera-se que a taxa anual seja de 30% nos próximos 5 anos. A expectativa é que haja 12 mil espaços de coworking no mundo em 2018:
E a previsão do crescimento de coworkers é ainda maior. Isso porque:
• os novos espaços tendem a ser bem maiores que os primeiros;
• os coworkings que já existem estão expandido, adicionando mais espaço e mais membros;
• os responsáveis pelos espaços aprenderam a otimizá-los e a atender mais gente.
Por conta disso tudo, estima-se que o número de coworkers cresça 40% por ano nos próximos 5 anos, passando de um milhão em 2018:
Bacana, né? Vimos esses resultados no blog do Steve King, que prometeu publicar mais informações desse estudo em breve.
Na última semana foi lançado o livro How Google Works, cheio de sabedoria à la Google. Nele, o executivo e ex-CEO Eric Schmidt e o antigo Vice-Presidente Sênior de Produtos Products Jonathan Rosenberg compartilham nove regras superinteressantes para quem quer potencializar o uso do e-mail (ou do Gmail) profissionalmente. São elas:
1. Responda rapidamente
Tem gente que sempre responde e-mals rapidamente e tem gente que não. Tente fazer parte do primeiro grupo. A maioria das melhores – e mais ocupadas – pessoas tratam dos e-mails delas logo de cara. Ser responsivo assim faz com que as pessoas te vejam de forma positiva e te incluam em discussões e decisões importantes. E ser responsivo com todo mundo reforça uma cultura do horizontalismo e da acessibilidade (as respostas podem ser bem curtinhas, tipo “entendi!”)
2. Seja direto
Quando você escreve um e-mail, cada palavra importa. Enrolação, não. Vá direto ao ponto. Se você está descrevendo um problema, defina-o claramente. Fazer as coisas bem requer mais tempo, não menos. Talvez você precise escrever um rascunho para depois eliminar as palavras e partes que não são necessárias. Pense no que a escritora Elmore Leonard respondeu quando perguntaram a razão do sucesso dela: “Eu tiro as partes que as pessoas vão pular”. A maioria dos e-mails tem partes puláveis.
3. Limpe sua caixa de entrada constantemente
Todo o tempo que você gasta pensando em qual e-mail você vai responder é um desperdício. E o mesmo vale para o tempo que você perde lendo coisas que já leu (e não resolveu).
Quando você abre o e-mail, você tem algumas opções: ler o suficiente pra ver que não precisa dele, ler a fazer algo a respeito na hora, ler e fazer algo a respeito depois ou ler depois (quando vale a pena ler, mas é grande demais e não é urgente). Escolha uma dessas opções na hora, dando preferência para as duas primeiras. Se você leu algo e já sabe o que precisa ser feito, faça de uma vez. Senão é bem provável que você vá ter que reler aquilo e perder tempo.
Se você seguir esse processo bem, sua caixa de entrada vai virar uma to-do list só para os assuntos mais complexos, coisas que requerem mais reflexão (marque esse e-mails com a tag “fazer!” ou com estrela), contendo só algumas mensagens não lidas das quais você pode cuidar depois.
Para garantir que você não simplesmente transfira esses e-mails de uma pasta para outra, zere-os todos os dias. Zerar é o objetivo, mas ter menos de cinco já é bem bom. Caso contrário você vai demorar muito tentando escolher qual dos itens resolver primeiro.
4. Comece do último para o primeiro
Às vezes as questões mais antigas já foram resolvidas por outra pessoa.
5. Replique
Lembre-se: você é um replicador. Quando você recebe uma informação boa, pense em quem mais pode aproveitá-la. No fim do dia, passe pelos seus e-mails e verifique se você encaminhou tudo que deveria para quem pode aproveitar.
6. Use o “com cópia oculta” direito
Na maioria das vezes em que você usa o “com cópia oculta”, é para esconder alguém, o que pode ser bastante contra-indicado e perigoso, especialmente se existe uma cultura de transparência na empresa. Quando é esse o motivo, copie a pessoa normalmente ou nem copie. A única situação em que é recomendável usar o cco é quando você quer tirar alguém de uma sequência de e-mails. Quando você “responder a todos” numa série de e-mails, mova as pessoas que já não são relevantes para o campo cco, e escreva no texto que você fez isso. Elas vão ficar aliviadas de ter uma mensagem irrelevante a menos na caixa delas.
7. Não grite
Se você precisar gritar, faça isso pessoalmente. É FÁCIL DEMAIS FAZER ISSO NA INTERNET.
8. Facilite o monitoramento de pedidos
Quando você manda um e-mail para alguém com alguma ação que você quer rastrear depois, se coloque em cópia e marque com a etiqueta “acompanhar”. Isso facilita para você encontrar e seguir o que ainda não foi feito: é só reenviar a mensagem original com a introdução “isso já foi feito?”
9. Se ajude a encontrar as coisas
Se você recebe algo que acha que vai precisar lembrar ou rever depois, encaminhe pra si mesmo com algumas palavras-chave que descrevam o conteúdo. Pense consigo mesmo e descubra como você vai buscar aquilo mais tarde. Assim, quando você fizer essa pesquisa no futuro, provavelmente vai usar os mesmo termos.
Gostou das dicas? Esse post foi traduzido e adaptado desse artigo da Time, que se baseou no livro How Google Works, de Eric Schmidt e Jonathan Rosenberg, com Alan Eagle.
