como fazer e-mails mais legais

Na última semana foi lançado o livro How Google Works, cheio de sabedoria à la Google. Nele, o executivo e ex-CEO Eric Schmidt e o antigo Vice-Presidente Sênior de Produtos Products Jonathan Rosenberg compartilham nove regras superinteressantes para quem quer potencializar o uso do e-mail (ou do Gmail) profissionalmente. São elas:

1. Responda rapidamente

Tem gente que sempre responde e-mals rapidamente e tem gente que não. Tente fazer parte do primeiro grupo. A maioria das melhores – e mais ocupadas – pessoas tratam dos e-mails delas logo de cara. Ser responsivo assim faz com que as pessoas te vejam de forma positiva e te incluam em discussões e decisões importantes. E ser responsivo com todo mundo reforça uma cultura do horizontalismo e da acessibilidade (as respostas podem ser bem curtinhas, tipo “entendi!”)

2. Seja direto

Quando você escreve um e-mail, cada palavra importa. Enrolação, não. Vá direto ao ponto. Se você está descrevendo um problema, defina-o claramente. Fazer as coisas bem requer mais tempo, não menos. Talvez você precise escrever um rascunho para depois eliminar as palavras e partes que não são necessárias. Pense no que a escritora Elmore Leonard respondeu quando perguntaram a razão do sucesso dela: “Eu tiro as partes que as pessoas vão pular”. A maioria dos e-mails tem partes puláveis.

3. Limpe sua caixa de entrada constantemente

Todo o tempo que você gasta pensando em qual e-mail você vai responder é um desperdício. E o mesmo vale para o tempo que você perde lendo coisas que já leu (e não resolveu).

Quando você abre o e-mail, você tem algumas opções: ler o suficiente pra ver que não precisa dele, ler a fazer algo a respeito na hora, ler e fazer algo a respeito depois ou ler depois (quando vale a pena ler, mas é grande demais e não é urgente). Escolha uma dessas opções na hora, dando preferência para as duas primeiras. Se você leu algo e já sabe o que precisa ser feito, faça de uma vez. Senão é bem provável que você vá ter que reler aquilo e perder tempo.

Se você seguir esse processo bem, sua caixa de entrada vai virar uma to-do list só para os assuntos mais complexos, coisas que requerem mais reflexão (marque esse e-mails com a tag “fazer!” ou com estrela), contendo só algumas mensagens não lidas das quais você pode cuidar depois.

Para garantir que você não simplesmente transfira esses e-mails de uma pasta para outra, zere-os todos os dias. Zerar é o objetivo, mas ter menos de cinco já é bem bom. Caso contrário você vai demorar muito tentando escolher qual dos itens resolver primeiro.

4. Comece do último para o primeiro

Às vezes as questões mais antigas já foram resolvidas por outra pessoa.

5. Replique

Lembre-se: você é um replicador. Quando você recebe uma informação boa, pense em quem mais pode aproveitá-la. No fim do dia, passe pelos seus e-mails e verifique se você encaminhou tudo que deveria para quem pode aproveitar.

6. Use o “com cópia oculta” direito

Na maioria das vezes em que você usa o “com cópia oculta”, é para esconder alguém, o que pode ser bastante contra-indicado e perigoso, especialmente se existe uma cultura de transparência na empresa. Quando é esse o motivo, copie a pessoa normalmente ou nem copie. A única situação em que é recomendável usar o cco é quando você quer tirar alguém de uma sequência de e-mails. Quando você “responder a todos” numa série de e-mails, mova as pessoas que já não são relevantes para o campo cco, e escreva no texto que você fez isso. Elas vão ficar aliviadas de ter uma mensagem irrelevante a menos na caixa delas.

7. Não grite

Se você precisar gritar, faça isso pessoalmente. É FÁCIL DEMAIS FAZER ISSO NA INTERNET.

8. Facilite o monitoramento de pedidos

Quando você manda um e-mail para alguém com alguma ação que você quer rastrear depois, se coloque em cópia e marque com a etiqueta “acompanhar”. Isso facilita para você encontrar e seguir o que ainda não foi feito: é só reenviar a mensagem original com a introdução “isso já foi feito?”

9. Se ajude a encontrar as coisas

Se você recebe algo que acha que vai precisar lembrar ou rever depois, encaminhe pra si mesmo com algumas palavras-chave que descrevam o conteúdo. Pense consigo mesmo e descubra como você vai buscar aquilo mais tarde. Assim, quando você fizer essa pesquisa no futuro, provavelmente vai usar os mesmo termos.

Gostou das dicas? Esse post foi traduzido e adaptado desse artigo da Time, que se baseou no livro How Google Works, de Eric Schmidt e Jonathan Rosenberg, com Alan Eagle.