Quando usamos eventos como uma ferramenta para atingir algum fim, por exemplo como estratégia de marketing, o ideal é que você seja bem ótimo em relação à eficiência da operação. Se você já tem uma empresa em andamento, o ideal é que ela não pare suas tarefas principais só por causa do evento – como eu vejo muitas vezes acontecendo. Invariavelmente, praticamente todas as empresas que me contratam para planejar um evento perguntas quantas pessoas elas devem dispôr para o evento e em quais funções.
Por isso, montei aqui algumas configurações de equipes com base no tamanho do evento, divindo em funções do que em pessoas. Claro, quanto mais funções uma pessoa acumular, menos disponível ela estará para a operação principal de sua empresa.

Eventos pequenos de até 50 pessoas.

Neste evento, você dividirá bem as tarefas e elas não se entrelaçam tanto entre si. Muito comum de o gestor ser a mesma pessoa que cuida da agenda e/ou finanças. O importante neste caso é que cada área tenha bastante autonomia e esteja constantemente comunicando os avanços e dificuldades. Eventos pequenos têm o costume de terem orçamentos que sofrem com falha na comunicação.

Gestor do projeto: Acompanha, gerencia e dá suporte aos outros membros. Responsável final pelo sucesso geral do evento e sua logística.
Infra-Estrutura: Prospectar a confirmar o local do evento, materiais de suporte, infra-estrutura, equipamentos e coffee break. Elaborar e gerenciar o orçamento. Prospectar possíveis soluções para reduzir gastos. Responsável final pela estrutura geral do evento.
Agenda: Responsável pelo conteúdo e programação: palestrantes, atrações, painelistas, mestre de cerimônias (se for conveniente). Convites e alinhamento com os responsáveis que participarão. É o responsável final pelo conteúdo do evento.
Comunicação: Elabora e executa o plano de promoção. Responsável também por todo o audiovisual do evento. Execução e acompanhamento das ações definidas para promover o evento. Responsável final pela quantidade de público.

Eventos médios, para até 150 pessoas.

Se o seu evento for para externos, ter 150 pessoas que não sejam de um nicho muito específico não dá muita margem para patrocínio comercial, portanto é provável que você trabalhe um pouco na promoção do seu evento. Logisticamente ele não traz muitas complicações, dependendo da quantidade e complexidade da agenda, claro. Neste formato, teríamos duas pessoas para lidar com o sucesso de público do evento: um relações externas/comercial e um para comunicação.

Gestor do projeto: Acompanha, gerencia e dá suporte aos outros membros. Responsável final pelo sucesso geral do evento e sua entrega.
Infra-Estrutura: Prospectar a confirmar o local do evento, materiais de suporte, infra-estrutura, logística, equipamentos e coffee break. Elaborar e gerenciar o orçamento. Responsável final pela estrutura geral e logística do evento.
Agenda: Responsável pelo conteúdo e programação: palestrantes, atrações, painelistas, mestre de cerimônias (se for conveniente). Convites e alinhamento com os responsáveis que participarão. É o responsável final pelo conteúdo do evento.
Comunicação: Elabora e executa o plano de promoção. Responsável também por todo o audiovisual do evento. Execução e acompanhamento das ações definidas para promover o evento. Responsável final pela quantidade de público.
Relações Externas: Prospectar a abordar parcerias estratégias para reduzir o custo do evento e potencializar momentos fora da agenda e número de participantes. Serve como suporte para todas a outras áreas. Responsável pinal pelas parcerias institucionais, de permuta e de apoio.

Para eventos maiores (até 300 pessoas).

Com um evento maior, é provável que você comece a ter desafios logísticos mais complexos, como deslocamente de materiais, compra deles, infra-estrutura para acomodar tanta gente (auditório maior, maior número de salas em caso de oficinas), credenciamento e até a alimentação se torna um desafio. Por isso, eu separaria o gestor do infra do finanças, para que as coisas fiquem mais claras entre cada um deles.

Gestor do projeto: Acompanha, gerencia e dá suporte aos outros membros. Responsável final pelo sucesso geral do evento e sua entrega.
Infra-estrutura: Trabalha muito próximo com o Agenda para garantir a entrega do conteúdo proposta. Prospecta e define o loca do evento. Responsável por prever e gerenciar os equipamentos necessários, coffee break e materiais de suporte. Responsável final pela execução do plano logístico.
Finanças:  Responsável por garantir a elaboração, por gerenciar e controlar o orçamento do evento. Também é responsável pelos pedidos de compra e trabalhar junto com Relações Externas para garantir as parcerias de permuta.
Agenda: Responsável pelo conteúdo e programação: palestrantes, atrações, painelistas, mestre de cerimônias (se for conveniente). Convites e alinhamento com os responsáveis que participarão. É o responsável final pelo conteúdo do evento.
Relações Externas: Prospectar a abordar parcerias estratégias para reduzir o custo do evento e potencializar momentos fora da agenda e número de participantes. Serve como suporte para todas a outras áreas. Responsável pinal pelas parcerias institucionais, de permuta e de apoio
Comunicação: Elabora e executa o plano de promoção. Responsável também por todo o audiovisual do evento. Execução e acompanhamento das ações definidas para promover o evento. Responsável final pela quantidade de público.

Algumas considerações finais:

O gestor do projeto é o líder do evento. A ideia central é que ele fique responsável por garantir que o evento aconteça conforme o plano e que ele entregue à empresa os seus resultados. Quanto menos operacional ele for, melhor.
Quanto às nomenclaturas, o infra-estrutura também pode ser chamado de Logística ou Produtor Executivo. Agenda pode ser chamado de Curadoria. Relações Externas pode ser chamado de Comercial ou Desenvolvimento de Negócios. Comunicação, naturalmente, pode ser Marketing.
Algumas áreas podem precisar de suporte chegando mais próximo ao evento. Finanças pode ter alguém para controlar as ordens de pagamento, emitir notas e passagens e agendamento de hospedagem, trabalhando próximo com o pessoal de Agenda. Infra-estrutura pode precisar de staffs temporários no dia do evento para trabalhar na recepção, durante o coffee break e/ou para arrumar as salas e espaços. Já Comunicação pode precisar de suporte para captação de imagens, redes sociais e afins.

Tem interesse em saber mais sobre eventos?

O sócio fundador da Polímatas, Ivan Chagas, escreveu um ebook disponível na Amazon e um curso junto à Polímatas sobre o tema. O ebook é sobre o planejamento de eventos para iniciantes. O curso é sobre como usar eventos como marketing de empresas, produtos e serviços.
Saiba mais:

Você também pode gostar de:

Pré-inscrição de Curso









×

y

×

×








×
Interessa em fazer parte da Tribo

A comunidade online vai ser liberada no dia 29 de Maio. Deixe seus contatos aqui e receba acesso em primeira mão!
[activecampaign form=106]

×