O que deve ter no planejamento do seu evento
Montar o planejamento do seu evento às vezes pode parecer mais assustador do que realmente é: você fica pensando no tanto de coisa que existe, em todos os erros possíveis e tudo que pode dar errado e vê um documento com três mil páginas. Mas para um plano de sucesso, vamos começar com as coisas mais importantes. O documento de planejamento do seu evento não precisa ter absolutamente tudo, existem documentos adicionais depois, mas ele é a espinhal dorsal para você se preparar quando for produzir uma atividade. Por isso, montamos aqui as sete seções que acreditamos que você pode escrever no planejamento.
1 – Qual o contexto e história do seu evento?
É a abertura do planejamento do seu evento. Coloque um pouco das justificativas para que tal evento aconteça, pensando no seu entorno e momento atual.
Gestão do evento: desdobre quem você é e qual sua experiência relevante você traz para o evento.
Histórico: se for o primeiro ano do evento, de onde a ideia veio, se já existe eventos similares, se já aconteceu em outro lugar, que tipo de evento é, quem você desejar ou quem costuma frequentá-lo.
Apresente sua análise SWOT.
2 – Visão geral para a organização.
Essa seção vem para apresentar o ano atual que no evento acontecerá. Reescreva a sua visão e missão.
Objetivos chave: ponha de forma clara os objetivos do evento e como cada um será entregue.
O evento: descreva o evento e seus elementos em detalhes. Dê uma visão geral do conteúdo do evento que você pretende executar e quaisquer desdobramentos disso.
Mercado alvo: um rascunho sobre quem serão os participantes.
Envolvimento de terceiros: descreva aqui os públicos terceiros envolvidos e seus benefícios, como parceiros, financiadores, patrocinadores, etc. Tenha certeza que suas estratégias aqui casem bem com o que você escreveu até agora.
3 – Plano de desenvolvimento.
Esta seção deverá apresentar a silhueta de como o evento será levado adiante em termos de execução nos próximos meses.
Plano estratégico: com sua visão e missão na cabeça, delineie como os objetivos serão entregues em maior profundidade, marcos (milestones), defina um cronograma simples para atingir cada um e como cada ação será conduzida (por exemplo, por qual organização ou pessoa).
Regras de desenvolvimento: resuma as políticas que você vai aplicar para que exista algum controle de qualidade do evento e que ele se mantenha fiel aos seus objetivos.
Alinhamento estratégico: descreva como você irá entregar valor para cada um de seus públicos (participantes, parceiros, financiadores, etc).
4 – Requisitos para que seu evento aconteça.
É importante falar das partes técnicas da produção do seu evento.
Espaços: quais são os espaços que seu evento pede em termos de ferramental, acomodação, buffet, comunicação e outras tecnologias e cerimoniais (para eventos esportivos ou sociais, por exemplo).
Produção: detalhe o equipamento necessário, como de palco, audiovisual, som, iluminação, estandes, etc.
Parte legal: considere as implicações contratuais e segurança necessária para cobrir todos os aspectos do evento.
5 – Plano de marketing e comunicação do evento.
Análise situacional: anote toda a informação sobre os seus públicos que você pude encontrar: dados, vontades, desejos, gaps que eles percebem ou que existe na entrega de valor, com referências para seu plano de marketing.
Alvos: identifique quais são os mercados alvo primário e secundário.
Estratégia de marketing: defina objetivos, metas e estratégias para chegar lá.
Mensagem: defina quais são as mensagens-chave que você deve entregar em seu cronograma.
Plano de ação: agora desdobre suas mensagens em ações práticas de entrega.
Impacto no orçamento: as ações de marketing são vitais porque geralmente trazem impacto na receita, por isso são vistas como investimento. Como você vai mensurar o retorno de cada ação?
Monitoramento: como você vai avaliar a evolução e eficácia de cada ação?
6 – Plano financeiro do evento e considerações.
Aqui, você precisa demonstrar que o evento é financeiramente viável e exequível. Uma boa gestão financeira é fundamental para a entrega final do evento.
Projeções de receitas e despesas: apresenta um orçamento detalhado de todo o fluxo de caixa para o período do evento.
Observações: se necessário, explique como você chegou a esses resultados e números. É importante admitir algumas suposições e assunções feitas. Apresente também como o contrato com possíveis financiadores externos está amarrado.
Plano de receita: defina alvos e estratégias para assegurar que a receita prevista acontecerá. Inclua também tempos de pagamento e planos de contingência.
7 – Plano de gestão e organização do evento.
Esta seção deve apresentar um detalhamento de como o evento será gerenciado.
Gestão e organização: detalhe papeis e expertise das pessoas envolvidas na gestão do evento. Mostre a estrutura organizacional criada e a cadeia de comando.
Plano de ação do evento: um cronograma com as responsabilidades de cada um, cobrindo todos os aspectos do evento.
Sistemas de gestão: quais são as ferramentas de gestão utilizadas e como você irá utilizá-las para te ajudar a monitorar o cumprimento do plano?
Fatores de risco: faça um plano de fatores de risco, a possibilidade que cada um possui de acontecer, o impacto que teria caso acontecesse e quais são os planos para evitá-los e o que fazer caso ocorra.
Escrevi aqui os principais pontos que você deve abordar no planejamento do seu evento, lembrando que esse é um documento base para você poder se organizar e produzir o seu evento – nada impede de você colocar outras coisas, dependendo da especificidade e do tipo do seu evento (ainda mais se considerarmos tamanho). Um evento é mais complexo quanto mais atividades ele tem e mais pessoas, por isso, fique atento. Boa sorte com o seu evento!
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