Um dos pontos que as pessoas mais têm medo, principalmente quando vão organizar um evento pela primeira vez, é lidar com orçamento de eventos. Meu conselho é simples: planeje com antecedência, seja realista, se mantenha sempre com uma boa faixa de gordura no budget e implemente mecanismos de controle que funcionem pra você.
Desde o começo, tenha certeza de ter um orçamento realista com flexibilidade para tomada de decisões e contingências. Se você está fazendo um evento com fundos de terceiros ou patrocínio, não aborde o potencial patrocinador até você ter um orçamento claro em sua cabeça. Saiba: você precisará se convencer primeiro antes de convencer outros que seu evento é financeiramente viável.

Preparando seu orçamento.

Fazer orçamento de eventos é basicamente a projeção de todas as entradas e saídas relacionadas ao desenvolvimento e entrega de seu evento. Para ajudar a gerenciar as finanças de seu evento de forma eficiente, é interessante ter um “orçamento ao vivo” do seu evento, ou seja, um lugar que você tenha em tempo real o status real dele. Não tenha partes do seu budget espalhadas em arquivos e plataformas diferentes. Tenha um lugar central; se é sua primeira vez organizando um evento, pode ser uma planilha Excel ou Google.

Talvez você possa se interessar: 12 perguntas quando for planejar um evento.

Dicas para lidar com orçamentos de eventos.

1 – Você nunca vai planejar planos de contigência o suficiente; ainda assim, se esforce.
2 – Apresente seu orçamento de forma clara para que seja fácil de ser lido e interpretado. Mantenha marcações claras.
3 – Seja realista. Não inclua fontes de receita que sejam improváveis de acontecer. Se incluí-las fizer sentido, você tem que marcar.
4 – Cada e todo item das receitas e despesas devem estar anotados.
5 – Seja conservador com as entradas de vendas de ingressos. Quando entrar nesse mérito, certifique-se que você tem o número de ingressos que você tem que vender para atingir a receita esperada.
6 – É importante que você tenha registro do valor de qualquer parceria de permuta/in-kind.
7 – Tenha sempre um back up do seu budget, assim como registro de versões mais antigas (marcando elas assim).

Mecanismos para você controlar orçamentos de eventos.

Tão importante, ou até mais importante, que montar um bom orçamento, é saber monitorá-lo para que você não perca o controle da situação. Existem “mecanismos” que você pode armar para não deixar a situação correr.

Veja meu ebook “Organizando Eventos do Começo ao Fim”

1) Tenha um responsável.

Tenha uma pessoa apenas que é a responsável final por atualizar e manter o orçamento final. Se outros da equipe têm autoridade sobre elementos dele, tenha mecanismos de controle e que eles concordem com o nível de disponibilidade orçamentária disponíveis para eles. Mas, em última instância, principalmente toda saída tem que ser autorizada por uma pessoa (repare no uso do singular aqui).

2) Crie pedidos e ordens de compra.

Sempre que possível, trabalhe com pedidos de compra. Para simplificar, pode ser um email num formato específico para que a área financeira consiga olhar, autorizar e atualizar o budget. Não deixe que sua equipe compre itens à vontade. Numa hipótese necessária, libere uma quantia X de dinheiro para ser usada pontualmente, por exemplo, compra de publicidade, para também não restringir a área a ter que fazer uma solicitação a cada saída.

Não vou conseguir estressar isto o suficiente: tenha cópias, back ups e registro de versões do seu documento, preferencialmente comentando cada alteração.

3) Tenha e atualize sua projeção de caixa.

Mantenha um registro de projeções futuras e esteja constantemente supervisionando para possíveis alterações. Eventos têm destas: eles podem mudar de cenário rapidamente. Uma falta repentina de dinheiro pode muito bem trazer abaixo toda sua operação e colocar toda a equipe sob pressão desncessária.

Se sente mais confiante para lidar com orçamento de eventos?

Este artigo apenas cobriu a superfície. Quando se fala de finanças, todo cuidado é pouco e, sendo uma área basicamente que responde pelas operações, tudo pode acontecer. Por isso, eu recomendo você ter uma pessoa que já tenha facilidade com números, papeis e memória boa (o que não é o meu caso, por isso eu tomo o dobro de atenção).
Você já passou por alguma situação difícil quando se fala de finanças? Fiz um post sobre o que ter no planejamento do seu evento, cobrindo também uns preparos iniciais sobre a parte orçamentária.

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