12 perguntas quando for planejar um evento
Planejar um evento serve para comunicar os objetivos estratégicos e levar a produção executiva do evento para frente. Todo evento deve ter um plano, isso é básico. Não importanto a escala, histórico ou contexto do seu evento, planejar um evento vai te ajudar a comunicar a visão do evento, o propósito e benefícios do eventos para os outros; permitir que você foque no potencial e diferencial do evento para fazê-lo acontecer; ilustrar e assegurar a viabilidade e sustentabilidade do seu evento; certificar-se de quanto dinheiro você vai precisar e dos recursos; planejar os recursos, a entrega e a estrutura de entrega; e ajudar a definir a métricas de sucesso.
Quais são as perguntas que devo me fazer?
Qual o principal motivo de eu planejar um evento?
Tenha muito claro quais são os objetivos do seu evento. A menos que você seja um terceirizado na organização dele, provavelmente você está organizando para promover um produto, criar awareness de sua marca ou outro motivo. Seja qual for, é importante que você tenha isso em mente e formate seu evento para permitir que isso aconteça. Praticamente tudo em seu evento deve se voltar para isso.
Quem são os parceiros e quais benefícios que cada um deles tira e coloca no evento?
Ao planejar um evento, é muito comum confiar em parcerias (que não são fornecedores, contratados ou clientes). São pessoas que vão te dar algo em troca de outra coisa. É importante você listá-las e garantir uma boa gestão. Neste momento, é provável que você acabe listando pessoas que não tinha pensado antes. Vá com calma. Um evento não pode ser só feito na caridade.
Se eu não sou da área de organização de eventos, que expertise eu trago?
Não faz mal você nunca ter organizado um evento (a menos que isso seja porque você seja completamente desorganizada). Qualquer um, figurativamente, pode organizar um evento. E é uma experiência interessante trabalhar ao lado de pessoas sem vícios. Por isso, pense no que você é bom, como são os eventos que você gostou, o que você gostaria de adicionar e o que você definitivamente não quer que aconteça em seu evento.
Qual contexto que seu evento se encaixa?
Todo evento traz algum contexto, seja da indústria, seja da temática ou seja por meio das pessoas que vão se apresentar. É importante você ter isso em mente porque é o que vai direcionar seu público e a experiência final deles. Você tem que entender que eventos vêm para impulsionar algum assunto que está sendo falado atualmente. Por isso é importante que você se empodere disso e conduza a organização dele com isso em mente.
Você conhece sua concorrência?
Quais são os eventos similares que já aconteceram e acontecem? Como eles se posicionam? Você seria capaz de dizer qual é a missão e visão do evento só pela página e materiais que eles disponibilizam?
Quais são meus objetivos principais?
Além do objetivo listado na primeira pergunta, você deve ter outros. Em seguida, reflita como você pode mensurar se esses objetivos (incluindo o primeiro) foram alcançados ou não.
Qual é o caminho crítico do meu projeto? Tenha um cronograma.
O caminho crítico, em gestão de projetos, é a sequência de atividades que devem ser concluídas nas datas programadas para que o projeto possa ser concluído dentro do prazo final. Ou seja, quais são as atividades core do meu evento que, se atrasadas, vai atrasar todo meu cronograma. Tenha essas atividades em foco!
Como vou alcançar meu público? Tenha um plano de marketing e comunicação.
O primeiro passo para você começar a rascunhar seu plano de marketing é saber “onde meu público está e como posso chegar lá?”. Claro, não em todas as localidades, mas pense nos canais que você já tem aberto, quais você tem facilidade, quais são práticas comuns de outros eventos para chamar este público até o evento. Desde ônibus de escolas, a palestras dentro de universidades a flashmobs na praça pública – quase tudo é válido.
Quais são os pré-requisitos do evento de infraestrutura?
Fazer a conta de staff é um pouco mais complexa, mas você pode pensar: qual o tamanho do meu evento? De modo geral, planejar um evento para 50 pessoas precisa de 2 pessoas focadas no dia; de 100 a 200, quatro pessoas. A partir daí, a cada 100 pessoas, uma pessoa a mais. Infraestrutura conta com local, audiovisual, necessidades de decoração, credenciamento, etc. Isso varia de acordo com o tipo de evento.
Quanto o evento vai custar? O orçamento.
Elabore o orçamento com carinho. Comece a listar absolutamente tudo que vier à sua cabeça. Depois é mais fácil tirar das despesas planejadas do que tentar arranjar dinheiro por não ter previsto. Imagine o evento acontecendo, hora por hora. Pense antes, na divulgação, todos os materiais que estarão sendo usados. Pense no teu público, o que eles estarão carregando, o que eles têm que ver (até para cumprir os objetivos listados no número 1).
Como o evento vai se pagar? Fonte de receita.
Parte crucial de ao planejar um evento. Aqui me perguntam muito, mas não existe fórmula mágica. Você pode cobrar do seu público, pedir doação (dependendo do projeto), ir atrás de patrocínio, leis de incentivo (se for o caso), vender artigos no evento ou ter o evento como um investimento para os resultados alcançados. O que você tem que ter em mente é a capacidade da sua equipe e expertise em trazer esse tipo de receita.
O que pode dar errado? Planos de riscos e contingência.
Pense em tudo que pode dar errado na execução de seu evento (spoiler: alguma coisa vai!). E não estou falando só de tragédias, mas sim daquele caminho crítico. O que acontecerá se alguma tarefa atrasar? E se o fornecedor não chegar a tempo? E se eu tiver metade de inscritos uma semana antes do evento? E se chover? “E se…” devem ser feitos com criatividade e sem inibição. Uma coisa é certa quando se faz planos para eventos: ele não vai acontecer 100%. O papel aceita qualquer coisa (ou o documento de Word). Na vida real, as coisas fluem de outra maneira. Esteja preparado.
Planejar um evento não tem um guia absoluto, vai depender muito do formato, mas tentei dar uma delineadas gerais que podem servir. O próximo post vai ser dedicado a te ajudar a construir o plano de execução para o seu evento. Adicione ou exclua itens que você achar apropriado, mas considere ler tudo. Não existe formato ideal. A escala e a complexidade do evento vai terminar o tamanho do plano, então não fique assustado se seu plano parecer muito longo ou muito curto – ele reflete o seu evento.
Tem interesse em saber mais sobre eventos?
O sócio fundador da Polímatas, Ivan Chagas, escreveu um e-book disponível na Amazon e um curso junto à Polímatas sobre o tema. O e-book é sobre o planejamento de eventos para iniciantes. O curso é sobre como usar eventos como marketing de empresas, produtos e serviços.
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