Você está interessado em dar feedback sobre desempenho de seus funcionários em sua organização? Embora os métodos e abordagens de reuniões para falar de desempenho e metas mudem de organização para organização, existem princípios universais sobre como conversar com um funcionário sobre o desempenho dele.

Quer se trate de uma revisão de desempenho, uma reunião de ajuste salarial ou a implementação de um plano de melhoria de desempenho, essas dicas irão ajudá-lo mais com confiança na reunião.

Essas dicas são aplicáveis nas suas conversas diárias com funcionários. Essas conversas também podem ser executadas em suas reuniões periódicas e formais com funcionários para discutir metas e desempenho do trabalho. Estas dez dicas irão ajudá-lo a tornar as avaliações de desempenho positivas e motivacionais. Eles vão melhorar – não acabar com – sua capacidade de interagir com seus funcionários.

Antes de tudo, é imperativo que ele tenha metas claras.

Independentemente de como você conduza o seu processo de revisão de desempenho, o primeiro passo é a definição de metas. É imperativo que o funcionário saiba exatamente o que se espera de seu desempenho.

Suas discussões periódicas sobre desempenho precisam se concentrar nessas partes significativas do trabalho do empregado. Não adianta você cobrar algo dele que ele nem sabia que tinha que fazer em primeiro lugar.

Você precisa documentar este plano de trabalho: metas e expectativas em um plano de trabalho ou mesmo uma documento mais informal, mas que seja fácil de ser revisitado. Sem um acordo escrito e uma clara concepção compartilhada dos objetivos do funcionário em questão, o sucesso para o empregado é improvável.

Deixe clara a forma de avaliação de desempenho.

Durante a preparação e a definição de metas, você precisa fazer claro como você avaliará a performance do funcionário. Descreva exatamente o que você procura do empregado e exatamente como você avaliará o desempenho. Discuta com o funcionário seu papel no processo de avaliação. Se o processo de avaliação de desempenho da sua organização incluir uma auto-avaliação dos funcionários, compartilhe o formulário e fale sobre no que implica a auto-avaliação.

Certifique-se de que você também compartilhe o formato da reunião de revisão de desempenho com o funcionário, portanto, ela não se surpreende no final do período de revisão do desempenho. Um componente importante desta discussão de avaliação é compartilhar com o funcionário como sua organização avaliará o desempenho.

O funcionário precisa entender que se ele fizer o que é esperado, ele será considerado um funcionário de desempenho. Em algumas organizações que classificam funcionários, elas avaliam o funcionário numa escala de 0 a 10, por exemplo.

Um funcionário deve fazer mais do que é esperado para ser considerado um funcionário excelente.

Não use só as reuniões para falar de desempenho.

O funcionário nunca deve saber sobre o desempenho positivo ou desempenho que precisa de melhorias pela primeira vez em sua reunião formal de discussão de desempenho, a menos que seja uma nova informação ou um insight. Gerentes efetivos discutem o desempenho positivo e as áreas de melhoria regularmente, mesmo diaria ou semanalmente. Com o objetivo de tornar o conteúdo da discussão da revisão do desempenho uma enfatização de pontos críticos.

No interesse de fornecer feedback regular, as avaliações de desempenho não são um evento anual. São recomendadas reuniões trimestrais com funcionários.

Em uma empresa de médio porte, o planejamento e a avaliação do trabalho ocorre duas vezes por ano. O planejamento de desenvolvimento de carreira para funcionários também está agendado duas vezes por ano, então o funcionário discute seu trabalho e carreira, formalmente, quatro vezes por ano.

A palavra “reunião” está virando piada entre as pessoas, contudo elas ainda são importantes. Aprenda aqui a ter reuniões de equipe mais produtivas.

Cuidado com pré-concepções.

Evite os efeitos horn e halo em que tudo discutido na reunião envolve eventos recentes positivos e negativos. Os eventos recentes pintam o seu julgamento sobre o desempenho do funcionário de acordo com o sentimento daquele evento. Em vez disso, você é responsável por documentar ocorrências positivas, tais como projetos concluídos, e ocorrências negativas, como um prazo perdido, durante todo o período de tempo que a revisão de desempenho abrange.

Em algumas organizações, estes são chamados de relatórios de incidentes críticos. Peça ao funcionário que faça o mesmo para que juntos vocês desenvolvam uma visão abrangente sobre o desempenho do funcionário durante o período de tempo que sua discussão abrange.

Leia aqui mais sobre os efeitos horn e halo e como eles afetam o seu julgamento sobre a pessoa.

Tenha momento de feedbacks entre sua equipe.

Solicite feedbacks de colegas que trabalharam em colaboração com o funcionário. Chamado de feedback 360°, você estará obtendo a visão de um funcionário não só a partir da liderança, mas também de seus colegas de trabalho e qualquer outra equipe que tenha trabalho. Você pode usar o feedback para ampliar as informações sobre o desempenho que você fornece para o funcionário.

Comece com discussões informais para ter esse feedback. Considere desenvolver um formato para que o feedback seja fácil de digerir e compartilhar com os outros.

Deixe o seu funcionário se preparar.

Se sua empresa usa um formulário o qual seus funcionários devem preencher antes da reunião, dê a avaliação de desempenho ao empregado antes da reunião. Isso permite ao empregado digerir os conteúdos antes da discussão dos detalhes com você. Este gesto simples pode remover muita emoção e drama da reunião de revisão de desempenho.

Leia também: Os nove tipos de funcionários e como motivá-los

Prepare-se para dar feedback sobre desempenho de seus funcionários.

Nunca faça uma revisão de desempenho sem preparação. Se você o fizer, as avaliações de desempenho falharão. Você perderá as principais oportunidades de dar feedback de melhoria, e o funcionário não se sentirá encorajado sobre seus sucessos. A documentação que você manteve durante o período de revisão do desempenho vem a calhar enquanto você se prepara para a revisão de desempenho de um funcionário.

Se necessário, pratique abordagens com sua equipe de Recursos Humanos, um colega ou seu líder. Faça uma lista com os principais pontos de feedback. Inclua bullet points que ilustram claramente o ponto que você pretende fazer para o empregado. Quanto mais você puder identificar padrões e dar exemplos, melhor o funcionário entenderá e poderá atuar sobre o feedback.

Não foque somente em um aspecto do feedback.

Quando você se encontra com o empregado, não se deve passar o tempo todos apenas nos aspectos negativos de seu desempenho. Na maioria dos casos, a discussão dos pontos positivos do desempenho do funcionário vai levar mais tempo do que a dos fatores negativos, mesmo que esses pesem mais.

Contudo, você deve ter cuidado para não ter uma abordagem de morde e assopra – você dar um feedback construtitivo e, em seguida, dar um positivo para “abrandar” a situação, principalmente se a palavra que liga os dois for um “mas”. Isso quebra ambos os efeitos.

O desempenho de nenhum funcionário é completamente negativo – se assim for, por que o funcionário ainda trabalha para sua organização? Mas não descuide das áreas que precisam ser melhoradas. Especialmente para um funcionário de baixo desempenho, fale diretamente e não incline palavras.

Faça com que as suas reuniões seja para discutir os desempenho de seu funcionário de uma maneira geral, assim ele vai prestar atenção em todos os pontos. Uma estratégia que usamos aqui na Polímatas e fazer uma avaliação de forma cronológica e de forma leve, mais como conselho e uma revisão do tipo “o que você está fazendo se alinha ou não com nossos objetivos”.

Se você não é direto, o funcionário não entenderá a gravidade da situação de desempenho. Use exemplos de todo o período de tempo coberto pela revisão do desempenho.

Não faça cerimônia – seja leve.

O espírito com o qual você aborda essa conversa fará a diferença se ela será efetiva. Se a sua intenção é genuína em ajudar o funcionário a melhorar, e você tem uma relação positiva com ele, a conversa é mais fácil e eficaz. O funcionário tem que confiar que você deseja ajudá-lo a melhorar seu desempenho.

Ele precisa ouvir você dizer que tem confiança em sua capacidade de melhorar. Isso o ajuda a acreditar que ele tem a capacidade e o suporte necessários para melhorar.

Como dar feedback sobre desempenho de seus funcionários: tenham uma conversa.

Conversa é a palavra-chave quando você faz uma reunião de revisão de desempenho. Se você está fazendo com que toda as reuniões se tornem uma palestra, a revisão do desempenho é menos efetiva. O funcionário sentirá como se estivesse levando um sermão. Não é assim que você quer que os funcionários se sintam à medida que deixam suas avaliações de desempenho.

Você quer um funcionário motivado e entusiasmado com a capacidade de continuar a crescer, desenvolver e contribuir. Dirija-se a reuniões de revisão de desempenho em que o funcionário fala mais da metade do tempo. Você pode encorajar essa conversa fazendo perguntas como estas:

  • O que você espera ser o mais desafiador sobre seus objetivos para este trimestre?
  • Qual o apoio que nós podemos fornecer para você, que o ajudará a alcançar esses objetivos?
  • Quais são as suas esperanças para as suas conquistas em nossa empresa este ano?
  • Como posso ser um líder melhor para você?
  • Com que frequência você gostaria de receber feedbacks?
  • O que você gostaria que fosse abordado em nossas reuniões semanais individuais?

Se você levar essas dicas de avaliação de desempenho em consideração e praticar essas recomendações em suas reuniões de revisão de desempenho, você desenvolverá uma ferramenta significativa para sua caixa de ferramentas de gerenciamento.

A revisão do desempenho pode aprimorar seu relacionamento com os funcionários, melhorar o desempenho da sua organização e melhorar significativamente a comunicação com funcionários e gestores – uma benção para os clientes e as relações de trabalho.

Você pode se interessar em ler: Como avaliar o desempenho de funcionários com 4 métricas básicas

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